نرم‌افزار عملیات هتل برای پذیرش، خانه‌داری و واحد فنی

مشکلی که هر هتلی می‌شناسد

هتل با صدها وعدهٔ کوچک در روز اداره می‌شود: حولهٔ اضافه ظرف ۱۵ دقیقه، تخت کودک پیش از رسیدن خانواده، کولری که پیش از برگشتن مهمان از شام تعمیر شده باشد، تخلیهٔ دیرهنگامی که به خانه‌داری اطلاع داده شده است. بیشتر این وعده‌ها در پذیرش داده می‌شوند و جای دیگری عملی می‌شوند؛ توسط یک مستخدم اتاق، یک مهندس یا یک گارسون سرویس اتاق.

مشکل در دست‌به‌دست شدن کار است. مهمان به پذیرش زنگ می‌زند؛ پذیرش به خانه‌داری زنگ می‌زند؛ سرپرست خانه‌داری با بی‌سیم به مستخدمی خبر می‌دهد که وسط نظافت اتاق دیگری است. هیچ‌کس چیزی یادداشت نمی‌کند. چهل دقیقه بعد مهمان دوباره زنگ می‌زند و حالا مدیر دفتر پذیرش بابت چیزی عذرخواهی می‌کند که هیچ‌کس ردش را پیدا نمی‌کند.

TaskLoop ساخته شده تا این دست‌به‌دست شدن را قابل مشاهده و پاسخ‌گو کند؛ بدون تغییر PMS شما یا اضافه کردن قدمی برای مهمان.

یک درخواست مهمان چطور در TaskLoop جریان پیدا می‌کند

هر درخواست چهار مرحله دارد: درخواست، واگذاری، اقدام، ارزیابی.

درخواست. هر اتاق کد QR مخصوص خودش را دارد. مهمان آن را با گوشی اسکن می‌کند، آنچه لازم دارد را انتخاب و ثبت می‌کند. نه اپی برای نصب، نه تماسی با پذیرش. درخواست‌هایی که تلفنی، حضوری در پذیرش یا از طرف کارمندی که از راهرو رد می‌شود می‌رسند، در داشبورد مدیریت ثبت می‌شوند؛ پس همه‌چیز در یک فهرست است. برای اینکه این روند چطور کار می‌کند، درخواست با کد QR را ببینید.

واگذاری. دفتر پذیرش یا سرپرست واحد، وظیفه را با اولویت، مهلت و دستورالعمل‌هایی مثل «مهمان به آجیل حساسیت دارد، مینی‌بار را بررسی کنید» به یک فرد یا یک واحد واگذار می‌کند.

اقدام. کارکنان در اپ موبایل TaskLoop اعلان فوری دریافت می‌کنند، وظیفه را می‌پذیرند، وضعیتش را به‌روز می‌کنند و انجامش می‌دهند. هر جا مفید باشد عکس پیوست می‌کنند: سردوش تعمیرشده، چیدمان یک سورپرایز تولد. زمان انجام ثبت می‌شود.

ارزیابی. مهمان پیگیری درخواست تا انجام را می‌بیند و به خدمات امتیاز می‌دهد. این امتیاز کنار زمان پاسخ و انجام به گزارش‌ها می‌رود.

اگر وظیفه‌ای به‌موقع انجام نشود، به سرپرست ارجاع داده می‌شود. مدیر شیفت پیش از مهمان از تأخیر باخبر می‌شود.

خانه‌داری

بیشترین حجم کار هتل با خانه‌داری است: درخواست‌های مهمان برای اقلام پذیرایی، اتاق‌های فوری برای ورودهای زودهنگام، سرویس شب، اشیای گمشده، مشکلات ملحفه و جریان پیوستهٔ چیزهایی که مستخدمان هنگام نظافت متوجهشان می‌شوند.

با TaskLoop، سرپرست خانه‌داری و سرپرستان طبقه‌ها وظایف را به مستخدمان یا واحد خانه‌داری واگذار می‌کنند و پیشرفتشان را به‌صورت زنده می‌بینند. وقتی مستخدمی چراغ خواب شکسته‌ای در اتاق ۷۱۴ پیدا می‌کند، سرپرست همان لحظه آن را به‌عنوان وظیفهٔ فنی ثبت می‌کند، به‌جای اینکه امیدوار باشد کسی آخر شیفت یادش بماند. برای یک راهنمای عملی، چک‌لیست خانه‌داری بر اساس وضعیت اتاق را بخوانید و قابلیت خانه‌داری را ببینید.

واحد فنی و تعمیرات

کارهای فنی از سه جا می‌آیند: مهمانان، واحدهای دیگر و گشت‌های خود تیم فنی. شیر چکه‌کرده‌ای که مهمان گزارش داده، تلویزیون بی‌سیگنالی که خانه‌داری گزارش داده، فن‌کویل پرسروصدایی که در گشت پیدا شده. همه به‌شکل وظیفه ثبت می‌شوند، به یک مهندس واگذار می‌شوند و با عکس و ثبت زمان بسته می‌شوند.

این سابقه بیشترین اهمیت را برای اتاق‌هایی دارد که خارج از سرویس می‌شوند. وقتی اتاقی به خاطر نشتی در PMS مسدود شده، سرمهندس دقیقاً می‌بیند کدام وظیفه آن را نگه داشته، دست چه کسی است و چه مدت است که باز مانده. آزاد کردن اتاق در PMS همچنان قدمی دستی است، اما تصمیم دیگر بر پایهٔ حدس نیست. راهنمای ما دربارهٔ نگه‌داری دفتر تعمیرات هتل شیوهٔ ساختاردهی این کار را توضیح می‌دهد.

دفتر پذیرش: یک نمای واحد از کل هتل

مدیر دفتر پذیرش و مدیر شیفت در داشبورد مدیریت نمایی زنده از همهٔ درخواست‌های باز و بار کاری هر واحد دارند. وقتی مهمانی زنگ می‌زند و می‌پرسد اتویش کجاست، پذیرش از روی صفحه جواب می‌دهد: ساعت ۱۹:۴۲ به خانه‌داری واگذار شد، ساعت ۱۹:۴۴ پذیرفته شد، در راه است.

فرق «اجازه بدهید بررسی کنم و با شما تماس بگیرم» و یک پاسخ مستقیم همین است. راه پیدا کردن الگوها هم همین است. اگر سهم بزرگی از تماس‌های عصر برای یک قلم مشخص است، آن را از قبل در اتاق بگذارید. برای ایده‌هایی دربارهٔ کوتاه‌تر کردن زمان پاسخ، مقالهٔ چطور زمان پاسخ به درخواست‌های مهمان را کم کنیم را بخوانید.

گزارش برای مدیر کل

گزارش‌های TaskLoop نرخ انجام وظایف، زمان پاسخ و انجام، عملکرد کارکنان و امتیاز مهمانان را نشان می‌دهند. از آن‌ها در جلسهٔ توجیهی صبح برای دیدن کارهایی که شب از قلم افتاده‌اند، در جلسهٔ هفتگی عملیات برای مقایسهٔ واحدها و در ارزیابی کارکنان برای قدردانی از مستخدمان و مهندسانی که پیوسته کارها را خوب می‌بندند استفاده کنید.

TaskLoop چطور کنار PMS شما قرار می‌گیرد

PMS شما رزرو، ورود و خروج مهمان، موجودی اتاق‌ها و صورتحساب را اداره می‌کند. TaskLoop کار را اداره می‌کند: چه کسی چه کاری را تا کی انجام می‌دهد و آیا انجام شده یا نه. TaskLoop در کنار سیستم‌های PMS مثل Oracle OPERA، Cloudbeds و Mews کار می‌کند و ادعای یکپارچگی با آن‌ها را ندارد. در عمل، تغییر وضعیت اتاق‌ها در PMS می‌ماند و وظیفهٔ عملیاتی پشت آن در TaskLoop. برای جزئیات، مقالهٔ PMS هتل در برابر نرم‌افزار عملیات و صفحهٔ یکپارچگی‌ها را بخوانید.

چه کسی از چه چیزی استفاده می‌کند

شروع کار

بیشتر هتل‌ها با درخواست‌های مهمان و خانه‌داری شروع می‌کنند و بعد واحد فنی و دیگر واحدها را اضافه می‌کنند. اول کدهای QR را در چند طبقه بگذارید، همهٔ تماس‌ها را از طریق داشبورد ثبت کنید و بعد از دو هفته به داده‌ها نگاه کنید.

قیمت‌گذاری بر اساس استعلام است و به هتل و اندازهٔ تیم شما بستگی دارد. یک دموی رایگان رزرو کنید یا دربارهٔ سیستم مدیریت هتل TaskLoop بیشتر بخوانید.