Hotelsoftware für Front Office, Housekeeping und Technik

Das Problem, das jedes Hotel kennt

Ein Hotel lebt von Hunderten kleiner Versprechen am Tag: zusätzliche Handtücher in 15 Minuten, ein Kinderbett vor Ankunft der Familie, eine reparierte Klimaanlage, bevor der Gast vom Abendessen zurückkommt, ein später Check-out, der ans Housekeeping weitergegeben wird. Die meisten dieser Versprechen werden an der Rezeption gegeben und anderswo eingelöst, von einer Zimmerreinigerin, einem Techniker oder einem Room-Service-Kellner.

Das Problem ist die Übergabe. Ein Gast ruft an der Rezeption an; die Rezeption ruft beim Housekeeping an; die Housekeeping-Leitung funkt eine Zimmerreinigerin an, die gerade ein anderes Zimmer reinigt. Niemand schreibt es auf. Vierzig Minuten später ruft der Gast erneut an, und nun entschuldigt sich der Front-Office-Manager für etwas, das niemand nachvollziehen kann.

TaskLoop ist dafür gebaut, diese Übergabe sichtbar und verbindlich zu machen, ohne Ihr PMS zu ändern und ohne zusätzlichen Schritt für den Gast.

Wie eine Gästeanfrage durch TaskLoop läuft

Jede Anfrage folgt vier Schritten: Anfrage, Zuweisung, Erledigung, Bewertung.

Anfrage. Jedes Zimmer hat seinen eigenen QR-Code. Der Gast scannt ihn mit dem Smartphone, wählt aus, was er braucht, und sendet die Anfrage ab. Keine App zu installieren, kein Anruf an der Rezeption. Anfragen per Telefon, am Empfang oder von Mitarbeitenden, die gerade vorbeikommen, werden im Admin-Dashboard erfasst, sodass alles in einer Liste steht. Wie das funktioniert, erklärt Anfragen per QR-Code.

Zuweisung. Das Front Office oder eine Abteilungsleitung weist die Aufgabe einer Person oder Abteilung zu, mit Priorität, Frist und Anweisungen wie „Gast hat Nussallergie, Minibar prüfen“.

Erledigung. Die Mitarbeitenden erhalten eine Push-Benachrichtigung in der mobilen App von TaskLoop, nehmen die Aufgabe an, aktualisieren ihren Status und erledigen sie. Wo es hilft, hängen sie ein Foto an: den reparierten Duschkopf, die vorbereitete Geburtstagsüberraschung. Die Erledigungszeit wird gespeichert.

Bewertung. Der Gast sieht, wie seine Anfrage bis zur Erledigung verfolgt wird, und bewertet den Service. Die Bewertung fließt neben Reaktions- und Erledigungszeiten in die Berichte ein.

Wird eine Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt, eskaliert sie an eine Führungskraft. Der Duty Manager erfährt von einer Verzögerung, bevor der Gast sie bemerkt.

Housekeeping

Das Housekeeping trägt im Hotel das größte Volumen: Gästeanfragen nach Amenities, Eilzimmer für frühe Anreisen, Turndown, Fundsachen, Wäscheprobleme und der stete Strom an Dingen, die der Zimmerreinigung beim Putzen auffallen.

Mit TaskLoop weisen Hausdame und Etagenleitungen Aufgaben der Zimmerreinigung oder der Abteilung Housekeeping zu und sehen den Fortschritt in Echtzeit. Entdeckt eine Zimmerreinigerin in 714 eine defekte Lampe, erfasst die Etagenleitung das sofort als Aufgabe für die Technik, statt zu hoffen, dass jemand am Schichtende daran denkt. Einen praktischen Leitfaden finden Sie in unserer Housekeeping-Checkliste nach Zimmerstatus und auf der Seite zur Housekeeping-Funktion.

Technik und Instandhaltung

Technikaufträge kommen aus drei Richtungen: von Gästen, von anderen Abteilungen und von den eigenen Rundgängen der Technik. Ein tropfender Wasserhahn, gemeldet von einem Gast, ein Fernseher ohne Signal, gemeldet vom Housekeeping, ein lauter Gebläsekonvektor, entdeckt beim Rundgang. Alle werden als Aufgaben erfasst, einem Techniker zugewiesen und mit Foto und Zeitstempel abgeschlossen.

Dieser Verlauf zählt am meisten bei Zimmern, die außer Betrieb gehen. Ist ein Zimmer wegen einer Leckage im PMS gesperrt, sieht der Chief Engineer genau, welche Aufgabe es blockiert, wer sie hat und wie lange sie schon offen ist. Die Freigabe des Zimmers im PMS bleibt ein manueller Schritt, aber die Entscheidung beruht nicht mehr auf Vermutungen. Unser Leitfaden zum Führen eines Instandhaltungsprotokolls im Hotel zeigt, wie Sie das strukturieren.

Front Office: ein Blick auf das ganze Haus

Front-Office-Manager und Duty Manager sehen im Admin-Dashboard jede offene Anfrage in Echtzeit, dazu die Auslastung jeder Abteilung. Ruft ein Gast an und fragt, wo sein Bügeleisen bleibt, kann die Rezeption direkt vom Bildschirm antworten: um 19:42 an das Housekeeping zugewiesen, um 19:44 angenommen, unterwegs.

Das ist der Unterschied zwischen „Ich schaue nach und rufe Sie zurück“ und einer direkten Antwort. So erkennen Sie auch Muster. Betrifft ein großer Teil der Anrufe am Abend denselben Artikel, legen Sie ihn ins Zimmer. Ideen, wie Sie Reaktionszeiten verkürzen, finden Sie unter Reaktionszeit auf Gästeanfragen verkürzen.

Berichte für die Direktion

Die Berichte von TaskLoop zeigen Erledigungsquoten, Reaktions- und Erledigungszeiten, Mitarbeiterleistung und Gästebewertungen. Nutzen Sie sie im Morgenbriefing, um zu sehen, was in der Nacht liegen geblieben ist, in der wöchentlichen Betriebsbesprechung, um Abteilungen zu vergleichen, und in Mitarbeitergesprächen, um die Zimmerreinigerinnen und Techniker anzuerkennen, die Aufträge zuverlässig gut abschließen.

Wie TaskLoop neben Ihrem PMS steht

Ihr PMS verwaltet Reservierungen, Check-in und Check-out, Zimmerbestand und Abrechnung. TaskLoop steuert die Arbeit: wer was bis wann erledigt und ob es erledigt wurde. TaskLoop läuft neben PMS-Systemen wie Oracle OPERA, Cloudbeds und Mews; eine Integration mit ihnen behauptet es nicht. In der Praxis bleiben Statusänderungen der Zimmer im PMS, und die operative Aufgabe dahinter liegt in TaskLoop. Details finden Sie unter Hotel-PMS vs. Betriebssoftware und auf unserer Seite zu Integrationen.

Wer was nutzt

Der Einstieg

Die meisten Hotels beginnen mit Gästeanfragen und Housekeeping und nehmen dann Technik und die übrigen Abteilungen hinzu. Bringen Sie zuerst auf einigen Etagen QR-Codes an, leiten Sie jeden Anruf über das Dashboard und sehen Sie sich nach zwei Wochen die Daten an.

Die Preise werden individuell angeboten und richten sich nach Ihrem Haus und Ihrer Teamgröße. Buchen Sie eine kostenlose Demo oder lesen Sie mehr über Hotelmanagement mit TaskLoop.