درخواست‌های مهمان و مستأجر، بدون تماس تلفنی

مدیریت درخواست‌های مهمان در TaskLoop یعنی چه

مدیریت درخواست‌های مهمان در TaskLoop یعنی هر درخواست، چه «حولهٔ بیشتر»، چه «کولر صدا می‌دهد» و چه «لطفاً تخلیهٔ دیرتر»، یک بار ثبت می‌شود، مسئول پیدا می‌کند و تا زمانی که مهمان به آن امتیاز بدهد پیگیری می‌شود. مهمان می‌تواند خودش با اسکن کد QR اتاق درخواست را ثبت کند؛ پس کسی منتظر نمی‌ماند تا اپراتور گوشی را بردارد.

مشکلی که حل می‌کند برای هر مدیر دفتر پذیرش آشناست. مهمان تماس می‌گیرد، پذیرش یادداشت می‌کند، کسی با بی‌سیم به خانه‌داری خبر می‌دهد و درخواست بین دو شیفت گم می‌شود. بعد مهمان دوباره و با عصبانیت تماس می‌گیرد. با درخواستی که پیگیری می‌شود، همهٔ افراد درگیر می‌بینند چه خواسته شده، دست چه کسی است و کی انجام شده است.

گردش کار، قدم‌به‌قدم

۱. مهمان اسکن می‌کند و درخواست می‌دهد

هر اتاق کد QR مخصوص خودش را دارد؛ پس درخواست از قبل شمارهٔ اتاق را همراه دارد. مهمان آن را اسکن می‌کند، آنچه لازم دارد را انتخاب یا تایپ می‌کند و ثبت می‌کند. لازم نیست پشت خط تلفن منتظر بماند یا شمارهٔ اتاق را دو بار توضیح دهد.

درخواست‌هایی که تلفنی، با ایمیل یا حضوری می‌رسند، توسط پذیرش در داشبورد مدیریت ثبت می‌شوند و همان مسیر را طی می‌کنند.

۲. پذیرش یا سرپرست آن را واگذار می‌کند

درخواست به‌صورت زنده روی داشبورد ظاهر می‌شود. پذیرش یا سرپرست شیفت آن را به یک فرد یا یک واحد واگذار می‌کند، اولویت و مهلت را تعیین می‌کند و در صورت نیاز دستورالعمل اضافه می‌کند؛ مثلاً «مهمان نوزاد دارد، تخت کودک با ملحفه ببرید».

۳. کارکنان آن را انجام می‌دهند

فرد مسئول یک اعلان فوری در اپ کارکنان دریافت می‌کند، وظیفه را می‌پذیرد، وسیله را تحویل می‌دهد یا مشکل را برطرف می‌کند و کار را انجام‌شده علامت می‌زند. می‌تواند عکس هم پیوست کند. اگر وظیفه تا پایان مهلتش تمام نشود، به سرپرست ارجاع داده می‌شود.

۴. مهمان نتیجه را ارزیابی می‌کند

وقتی وظیفه انجام شد، مهمان این را در همان صفحه می‌بیند و از او خواسته می‌شود به خدمات امتیاز دهد. امتیاز همراه درخواست ذخیره می‌شود و به گزارش‌ها می‌رود.

چه کسانی از آن استفاده می‌کنند

• مهمان. با کد QR اتاق درخواست ثبت می‌کند، آن را دنبال می‌کند و امتیاز می‌دهد.
• میز جلو / پذیرش. درخواست‌های تلفنی یا حضوری را ثبت و واگذار می‌کند و با نگاه به داشبورد به سؤال «درخواست من کجاست؟» پاسخ می‌دهد.
• خانه‌داری، تعمیرات، غذا و نوشیدنی، کانسیرژ. وظایف را دریافت و انجام می‌دهند.
• مدیر دفتر پذیرش و مدیر کل. زمان‌های پاسخ و امتیازها را دنبال می‌کنند و هنگام ارجاع وارد عمل می‌شوند.

صفحه چه چیزی نشان می‌دهد

مهمان صفحه‌ای کوتاه و ساده می‌بیند: انتخاب درخواست، افزودن یادداشت، ثبت، سپس وضعیتی که با پیشرفت کار جلو می‌رود و در پایان درخواست امتیازدهی. در داشبورد، همان درخواست اتاق، شرح درخواست، مسئول، اولویت، مهلت و وضعیت زنده را نشان می‌دهد. در اپ کارکنان به‌شکل یک وظیفه با شمارهٔ اتاق و دستورالعمل ظاهر می‌شود.

برای ساختمان‌های مسکونی و تجاری

ساکنان و مستأجران هم همین نیاز را دارند: یک بار خرابی را گزارش کنند، بدانند کسی پیگیرش است و ببینند که رفع شده است. کدهای QR برای هر واحد، دستگاه یا فضای مشاع، مثل لابی آسانسور، باشگاه ورزشی یا پارکینگ، از همان سازوکار کدهای QR اتاق هتل استفاده می‌کنند. درخواست‌های تلفنی را کانسیرژ یا لابی ساختمان در داشبورد ثبت می‌کند و همان چرخهٔ واگذاری، اقدام و ارزیابی را طی می‌کنند. برای اطلاعات بیشتر، مقالهٔ درخواست‌های تعمیر مستأجران بدون مرکز تماس را ببینید.

درخواست‌هایی که اقدام بر اساسشان آسان باشد

بهترین مسیر درخواست، همهٔ آنچه کارکنان لازم دارند را همان بار اول در اختیارشان می‌گذارد. چند عادت کمک می‌کند.

• گزینه‌های درخواست را کوتاه نگه دارید. مهمانان از یک فهرست کوتاه نیازهای رایج، مثل حوله، اقلام پذیرایی، نظافت و تعمیرات، سریع‌تر انتخاب می‌کنند؛ با یک یادداشت آزاد برای بقیهٔ موارد.
• کد QR را جایی بگذارید که مهمان نگاه می‌کند. کنار تخت، روی میز یا کنار در معمولاً بهتر از داخل کشو است.
• با درخواست‌های تلفنی هم همین‌طور رفتار کنید. اگر پذیرش هر تماس را در داشبورد ثبت کند، گزارش‌ها تصویر کامل را نشان می‌دهند، نه فقط درخواست‌های QR را.
• چرخه را سریع ببندید. درخواست امتیازدهی وقتی می‌رسد که وظیفه انجام‌شده علامت بخورد؛ پس کارکنان باید وظیفه را همان لحظه‌ای که کار تمام شد ببندند، نه آخر شیفت.

کارهایی که انجام نمی‌دهد

• گفت‌وگو. اپ مهمان برای ثبت و پیگیری درخواست‌هاست، نه برای گفت‌وگوی آزاد با کارکنان.
• صورتحساب. هزینهٔ درخواست‌های پولی مثل سرویس اتاق در PMS شما ثبت می‌شود، نه در TaskLoop.