نرم‌افزار عملیات برای آپارتمان‌های مبله و اقامتگاه‌های طولانی‌مدت

آپارتمان‌های مبله چه فرقی دارند

آپارتمان‌های مبله جایی بین هتل و ساختمان مسکونی قرار دارند. مهمانان هفته‌ها یا ماه‌ها می‌مانند، در آشپزخانهٔ خودشان غذا می‌پزند، ماشین لباسشویی را روشن می‌کنند و پشت میز ناهارخوری کار می‌کنند. خدمات یک هتل و اطمینان‌پذیری یک خانه را انتظار دارند.

این، کار را تغییر می‌دهد. درخواست بالش اضافه کمتر است و درخواست برای چیزهایی که در خانه خراب می‌شوند بیشتر: ماشین ظرفشویی که آب را تخلیه نمی‌کند، اجاقی که مدام فیوز را می‌پراند، Wi-Fi ضعیف در اتاق خواب، در بالکنی که گیر کرده است. نظافت روزانه نیست؛ در میانهٔ اقامت، یک یا دو بار در هفته و در زمانی که برای مهمان مناسب است انجام می‌شود. و در بسیاری از ساختمان‌ها آپارتمان‌ها متعلق به سرمایه‌گذاران فردی‌اند و بهره‌بردار آن‌ها را مدیریت می‌کند؛ پس هر تعمیر چیزی است که شاید مجبور شوید برای یک مالک توضیح دهید.

تیم کوچک است: یک مدیر عملیات یا مدیر املاک، یک تیم کوچک روابط مهمان، چند نیروی خانه‌داری و یکی دو تکنسین تعمیرات، به‌علاوهٔ شرکت‌های بیرونی برای لوازم خانگی و تهویهٔ مطبوع. TaskLoop به آن‌ها یک فهرست واحد از کارها می‌دهد، با یک مسئول و یک سابقه برای هر آپارتمان.

یک درخواست اقامت طولانی چطور در TaskLoop جریان پیدا می‌کند

هر درخواست چهار مرحله دارد: درخواست، واگذاری، اقدام، ارزیابی.

درخواست. هر آپارتمان کد QR مخصوص خودش را دارد. مهمان آن را اسکن می‌کند، آنچه لازم دارد را شرح می‌دهد و ثبت می‌کند؛ در هر ساعتی و بدون تماس با دفتر. درخواست‌هایی که از راه تماس، ایمیل یا پیام به روابط مهمان می‌رسند، در داشبورد مدیریت ثبت می‌شوند؛ پس همه‌چیز در یک فهرست است. درخواست با کد QR را ببینید.

واگذاری. روابط مهمان یا مدیر عملیات وظیفه را با اولویت، مهلت و دستورالعمل‌هایی مثل «مهمان از خانه کار می‌کند، پیش از ورود تماس بگیرید» یا «کلید در پذیرش» به یک نیروی خانه‌داری، یک تکنسین یا یک واحد واگذار می‌کند.

اقدام. کارکنان در اپ موبایل TaskLoop اعلان فوری دریافت می‌کنند، وظیفه را می‌پذیرند، وضعیتش را به‌روز می‌کنند و انجامش می‌دهند. هر جا مفید باشد عکس پیوست می‌کنند: فیلتر تمیزشده، المنت نوی اجاق، نظافت تمام‌شده.

ارزیابی. مهمان پیگیری درخواست تا انجام را می‌بیند و به خدمات امتیاز می‌دهد.

اگر وظیفه‌ای از مهلتش بگذرد، به سرپرست ارجاع داده می‌شود. در اقامت طولانی این مهم است: مهمانی که سه روز منتظر تعمیر ماشین لباسشویی بماند، مهمانی است که اقامتش را تمدید نمی‌کند.

نظافت‌های میان‌دوره‌ای

نظافت میان‌دوره‌ای جایی است که آپارتمان‌های مبله بیشتر از همه کم می‌آورند. نظافت برای سه‌شنبه وعده داده شده بود؛ مهمان با یک پیام آن را به چهارشنبه تغییر داد؛ نیروی خانه‌داری چهارشنبه خبر نداشت. مهمان به خانه برمی‌گردد، تخت را مرتب‌نشده می‌بیند و یک نظر آنلاین می‌نویسد.

در TaskLoop هر نظافت میان‌دوره‌ای وظیفه‌ای است برای یک آپارتمان، تاریخ و ساعت مشخص که با دستورالعمل‌های مهمان به خانه‌داری واگذار می‌شود. وقتی مهمان زمان را جابه‌جا می‌کند، وظیفه هم جابه‌جا می‌شود و نیروی خانه‌داری تغییر را در اپ می‌بیند. سرپرست خانه‌داری می‌بیند کدام نظافت‌ها انجام شده‌اند، کدام‌ها در حال انجام‌اند و کدام‌ها دیر شده‌اند. برنامه‌های تکراری نظافت برای هر اقامت، از یک بار تنظیم خودکار ایجاد می‌شوند.

تعمیرات در واحدهایی که کسی در آن زندگی می‌کند

مهمانان اقامت طولانی خرابی‌هایی پیدا می‌کنند که مهمانان کوتاه‌مدت هرگز متوجهشان نمی‌شوند. TaskLoop هر کدام را یک دستور کار می‌داند: واحد، خرابی، فردی که گزارش داد، تکنسینی که تعمیر کرد، زمانی که طول کشید و عکسی از نتیجه.

با گذشت زمان، این سابقه به شما می‌گوید کدام آپارتمان‌ها مدام کار ایجاد می‌کنند، کدام مدل‌های لوازم خانگی بیشتر خراب می‌شوند و کدام خرابی‌ها پس از «تعمیر» برمی‌گردند. وقتی واحدی به خاطر تعمیر باید از فروش خارج شود، مدیر عملیات دقیقاً می‌بیند کدام کار آن را نگه داشته و PMS را بر همین اساس به‌روز می‌کند. برای ساختاردهی این سابقه، مقالهٔ چطور دفتر تعمیرات هتل را نگه داریم را بخوانید؛ همان اصول دربارهٔ آپارتمان‌ها هم صدق می‌کند.

واحدهای تحت مدیریت برای مالکان

در ساختمان‌هایی که برای مالکان مدیریت می‌شوند، بهره‌بردار آپارتمان‌ها را از طرف مالکان فردی اداره می‌کند. مالکان می‌خواهند وضعیت واحدشان را بدانند و بدانند چرا بابت یک تعمیر از آن‌ها هزینه گرفته می‌شود. بدون سابقه، این گفت‌وگوها به بحث و جدل تبدیل می‌شوند.

TaskLoop تاریخچه‌ای تاریخ‌دار از همهٔ وظایف هر واحد، با عکس در مواردی که گرفته شده، در اختیارتان می‌گذارد. وقتی مالکی می‌پرسد چرا ماشین لباسشویی نو لازم بود، می‌توانید سه تلاش قبلی برای تعمیر، انجام‌دهندگانشان و یافته‌هایشان را نشان دهید. صورت‌حساب‌ها و هزینه‌های مالکان در PMS یا سیستم حسابداری شما می‌مانند. TaskLoop شواهد پشت آن‌ها را فراهم می‌کند. مقالهٔ چرا مستندسازی تصویری کار اهمیت دارد را ببینید.

آماده‌سازی بین اقامت‌ها

وقتی یک اقامت طولانی تمام می‌شود، آپارتمان پیش از رسیدن مهمان بعدی به نظافت عمیق، بررسی اقلام و لوازم خانگی و اغلب یکی دو تعمیر کوچک نیاز دارد. هر کدام از این‌ها می‌تواند وظیفه‌ای باشد که با مهلتی متناسب با ورود بعدی به خانه‌داری یا تعمیرات واگذار شده است؛ پس مدیر عملیات در یک صفحه می‌بیند که آپارتمان آماده خواهد بود یا نه.

چه کسی از چه چیزی استفاده می‌کند

در کنار PMS شما

PMS شما، مثل Oracle OPERA، Cloudbeds یا Mews، همچنان رزرو، نرخ‌ها و صورتحساب را اداره می‌کند. TaskLoop کارهای عملیاتی را اداره می‌کند. در کنار PMS شما کار می‌کند و با آن یکپارچه نیست. برای اینکه این در کار روزمره یعنی چه، صفحهٔ یکپارچگی‌ها را ببینید.

شروع کار

با درخواست‌های مهمان و نظافت‌های میان‌دوره‌ای شروع کنید؛ دو حوزه‌ای که مهمانان اقامت طولانی تأخیر را در آن بیشتر از همه حس می‌کنند. کدهای QR را در یک طبقه یا بلوک بگذارید، پیام‌های روابط مهمان را از طریق داشبورد ثبت کنید و پس از چند هفته به زمان‌های پاسخ و امتیازها نگاه کنید.

قیمت‌گذاری بر اساس استعلام است و به تعداد واحدها و تیم شما بستگی دارد. یک دموی رایگان رزرو کنید یا دربارهٔ سیستم مدیریت هتل TaskLoop بیشتر بخوانید.