دستور کارهایی که مسئول، مهلت و مدرک انجام دارند

دستور کار در TaskLoop چیست

دستور کار در TaskLoop یک کار مشخص است که مسئولیتش با یک فرد یا یک واحد است و اولویت، مهلت و دستورالعمل دارد. این واحدی است که همه‌چیز دیگر به آن وابسته است. خانه‌داری، تعمیرات، درخواست‌های مهمان، شکایت‌های مستأجران و کارهای داخلی همه به دستور کار تبدیل می‌شوند؛ پس سرپرست همه را در یک جا می‌بیند و با یک معیار می‌سنجد.

بدون این ساختار، کار در تماس‌های تلفنی، کاغذهای یادداشت و یک گروه چت شلوغ پخش است. پیامی مثل «یکی چراغ لابی آسانسور طبقهٔ ۷ را چک کند» نه مسئول دارد، نه مهلت و نه سابقه‌ای که نشان دهد کسی انجامش داده. دستور کار هر سه را دارد.

گردش کار، قدم‌به‌قدم

۱. درخواست می‌رسد

کار از یکی از دو راه شروع می‌شود. مهمان کد QR اتاقش را اسکن می‌کند و بدون تماس تلفنی از اپ مهمان درخواست ثبت می‌کند. یا کسی از تیم، معمولاً در میز جلو یا پذیرش، پس از یک تماس، یک ایمیل یا مراجعهٔ یکی از ساکنان، درخواست را در داشبورد مدیریت ثبت می‌کند.

در هر دو حالت، درخواست بلافاصله در داشبورد با وضعیت «باز و واگذارنشده» ظاهر می‌شود.

۲. سرپرست آن را واگذار می‌کند

مدیر شیفت، سرمهندس یا مدیر دفتر پذیرش درخواست را باز می‌کند و آن را به وظیفه تبدیل می‌کند. این موارد را انتخاب می‌کند:

• چه کسی. یک کارمند مشخص یا یک واحد کامل.
• اولویت. تا «آب گرم قطع است» پیش از «دستگیرهٔ کمد شل شده» رسیدگی شود.
• مهلت. زمانی که کار باید تا آن موقع انجام شود.
• دستورالعمل. هر چیزی که فرد باید بداند؛ مثلاً «مهمان تا ساعت ۱۵ بیرون است، کلید در پذیرش» یا «اول آب را قطع کنید».

۳. کارکنان با گوشی اقدام می‌کنند

فرد مسئول یک اعلان فوری در اپ موبایل کارکنان دریافت می‌کند. وظیفه را می‌پذیرد، که به سرپرست نشان می‌دهد کار مسئول دارد، و بعد می‌رود و کار را انجام می‌دهد. وقتی تمام شد، آن را انجام‌شده علامت می‌زند و می‌تواند عکسی پیوست کند؛ مثل شیر تعمیرشده، فیلتر تعویض‌شده یا محل تمیزشده. TaskLoop زمان انجام را خودکار ثبت می‌کند.

۴. چرخه با امتیاز بسته می‌شود

در درخواست‌های مهمان، پس از انجام وظیفه از مهمان خواسته می‌شود به خدمات امتیاز دهد. آن امتیاز همراه دستور کار می‌ماند و به گزارش‌ها می‌رود؛ پس مدیر می‌تواند زمان‌های پاسخ و نظر مهمان دربارهٔ نتیجه را کنار هم ببیند.

چه کسانی از دستور کار استفاده می‌کنند

صفحه چه چیزی نشان می‌دهد

در داشبورد مدیریت، دستور کارهای باز در یک فهرست زنده ظاهر می‌شوند. هر کدام نشان می‌دهد از کجا آمده، مسئولش کیست، اولویت و مهلتش چیست و وضعیت فعلی‌اش (باز، واگذارشده، پذیرفته‌شده یا انجام‌شده) چیست. سرپرست بار کاری هر واحد را هم می‌بیند که با یک نگاه نشان می‌دهد آیا خانه‌داری زیر بار است در حالی که تعمیرات ظرفیت خالی دارد.

در اپ کارکنان، تکنسین فقط وظایف خودش را می‌بیند: چه کاری، کجا، تا کی و هر دستورالعملی. دکمه‌هایی برای پذیرش و اتمام وظیفه و امکان افزودن عکس وجود دارد.

کی از دستور کار استفاده کنیم و کی نه

برای هر کاری که به یک مسئول و یک خط پایان نیاز دارد از دستور کار استفاده کنید؛ چه درخواست مهمان باشد، چه خرابی گزارش‌شده یا کاری داخلی که سرپرست تعریف کرده است. از دستور کار برای اطلاعیه‌های عمومی یا گفت‌وگوهای روزمرهٔ شیفت استفاده نکنید. قاعدهٔ «هر درخواست به دستور کار تبدیل می‌شود و هیچ‌چیز در گروه چت نمی‌ماند» همان چیزی است که گزارش‌ها را قابل اعتماد می‌کند.

کارهای تکراری و پیمانکاران

• کارهای تکراری. تعویض هفتگی فیلترها و بازدید ماهانهٔ درهای ضدحریق به‌شکل وظایف زمان‌بندی‌شده در بخش نگهداری پیشگیرانه اجرا می‌شوند و TaskLoop هر دستور کار را خودکار ایجاد می‌کند.
• دسترسی پیمانکاران. می‌توان دستور کار را به پیمانکاران و تأمین‌کنندگان بیرونی واگذار کرد و آن‌ها با مستندسازی تصویری کار را می‌بندند.

کارهایی که انجام نمی‌دهد

• داده از سیستم‌های دیگر. TaskLoop در کنار یک PMS مثل Oracle OPERA، Cloudbeds یا Mews کار می‌کند اما به آن متصل نیست. رزرو و صورتحساب در PMS شما می‌ماند.
• فهرست دارایی‌ها و قطعات یدکی. TaskLoop کار را پیگیری می‌کند، نه موجودی انبار یا سابقهٔ کامل سرویس هر دارایی را.