نرم‌افزاری برای تیمی که یک برج مسکونی را سرپا نگه می‌دارد

تیم یک ساختمان مسکونی هر روز با چه چیزهایی سروکار دارد

یک برج مسکونی جریانی پیوسته از کارهای کوچک، فوری و تکراری تولید می‌کند. بیشترش به‌شکل شکایت می‌رسد: آبی که از سقف حمام واحد ۱۲۰۳ پایین می‌آید، چراغ لابی آسانسوری که یک هفته است چشمک می‌زند، در باشگاه ورزشی که بسته نمی‌شود، بویی در پارکینگ زیرزمین. بقیه از موتورخانه می‌آید: چیلری که به خاطر فشار بالا قطع می‌شود، پمپ آب‌رسانی که پرسروصدا شده، فیلتر AHU که موعد تعویضش گذشته است.

کسانی که به این کارها رسیدگی می‌کنند معمولاً یک مدیر ساختمان یا مدیر مجتمع، لابی‌من‌هایی که شیفتی کار می‌کنند، چند تکنسین تعمیرات، تیم نظافت، نگهبانی و شرکت‌های بیرونی برای آسانسور، سیستم‌های اطفای حریق و چیلرها هستند. مشکل به‌ندرت مهارت است. مشکل این است که کار در دفتر ثبت تماس‌ها، دفترچه‌ای روی میز لابی، یک گروه واتساپ و حافظهٔ مدیر ساختمان پخش است. وقتی ساکنی برای سومین بار دربارهٔ همان نشتی زنگ می‌زند، هیچ‌کس نمی‌تواند بگوید چه کسی بالا رفت، چه پیدا کرد یا چرا هنوز چکه می‌کند.

TaskLoop برای همین شکاف ساخته شده است. جایگزین سیستم مدیریت هوشمند ساختمان یا حسابداری شما نمی‌شود. به هر درخواست و هر کار یک مسئول، یک مهلت و یک سابقه می‌دهد.

شکایت یک ساکن چطور به کاری بسته‌شده تبدیل می‌شود

هر کار در TaskLoop از همان چهار مرحله می‌گذرد: درخواست، واگذاری، اقدام، ارزیابی.

درخواست. یکی از ساکنان تماس می‌گیرد یا به لابی می‌آید تا آبی را که از سقف می‌آید گزارش کند. لابی‌من آن را با شمارهٔ واحد، دسته، شرحی کوتاه و اولویت در داشبورد مدیریت ثبت می‌کند. ساکنان هم می‌توانند کد QR داخل واحدشان یا یک فضای مشاع، مثل لابی آسانسور یا باشگاه ورزشی، را اسکن کنند و بدون تماس خودشان درخواست ثبت کنند.

واگذاری. مدیر ساختمان، یا هر کسی که میز لابی را اداره می‌کند، کار را به یک تکنسین یا واحد تعمیرات واگذار می‌کند، مهلت می‌گذارد و دستورالعمل اضافه می‌کند: اول واحد ۱۳۰۳ در طبقهٔ بالا را بررسی کنید، ساکنش بعد از ساعت شش خانه است.

اقدام. تکنسین در اپ موبایل کارکنان اعلان فوری دریافت می‌کند، وظیفه را می‌پذیرد و با پیشرفت کار وضعیتش را به‌روز می‌کند. وقتی کار تمام شد، عکسی از سیفون تعمیرشدهٔ زیر روشویی واحد ۱۳۰۳ پیوست می‌کند و وظیفه را تکمیل می‌کند. زمان انجام خودکار ثبت می‌شود.

ارزیابی. کار با سابقه‌ای کامل از اینکه چه کسی چه کاری را کی انجام داد بسته می‌شود. اگر ساکن درخواست را از مسیر QR ثبت کرده باشد، می‌تواند آن را دنبال کند و پس از انجام به خدمات امتیاز دهد.

اگر هیچ‌کس وظیفه را برندارد یا از مهلتش بگذرد، به سرپرست ارجاع داده می‌شود. در عمل این اولین تغییری است که تیم‌ها متوجهش می‌شوند. نشتی که ساعت نه شب پنجشنبه گزارش شده، دیگر منتظر نمی‌ماند تا کسی صبح شنبه یادش بیفتد.

موتورخانه، آسانسورها و کارهایی که ساکنان هرگز نمی‌بینند

بیشتر کارهای نگهداری یک ساختمان را هیچ‌کس گزارش نمی‌دهد. کسی باید دفتر چیلر را بخواند، فیلترهای AHU را عوض کند، پمپ آتش‌نشانی را آزمایش کند، مخازن آب را تمیز کند و در پارکینگ دنبال چراغ‌های سوخته بگردد. وقتی این کارها عقب بیفتند، بعداً به‌شکل شکایت برمی‌گردند، یا به‌شکل خرابی وسط تابستان.

در TaskLoop این کار هم وظیفه‌ای مثل بقیه است. سرمهندس یا مدیر ساختمان وظیفهٔ «تعویض فیلترهای AHU-2، موتورخانهٔ طبقهٔ ۳۰» را ایجاد می‌کند، آن را با مهلت و دستورالعمل واگذار می‌کند و پس از انجام، یک عکس دریافت می‌کند. برنامه‌های تکراری نگهداری پیشگیرانه، مثل تعویض ماهانهٔ فیلترها، آزمایش فصلی پمپ آتش‌نشانی و چک‌لیست‌های روزانهٔ موتورخانه، یک بار تنظیم می‌شوند و خودکار ایجاد می‌شوند.

کارهای تخصصی معمولاً به شرکت‌های بیرونی سپرده می‌شوند: شرکت آسانسور، پیمانکار اطفای حریق، شرکت سرویس چیلر. می‌توان کارها را به پیمانکاران واگذار کرد و آن‌ها با مستندسازی تصویری کار را می‌بندند؛ پس بازدیدهایشان در همان سوابقی قرار می‌گیرد که کار تیم خودتان. اگر ترجیح می‌دهید، یکی از اعضای تیمتان می‌تواند مسئول وظیفهٔ پیمانکار باشد و پس از بازدید، عکسی از گزارش سرویس پیوست کند.

برای یک نقطهٔ شروع عملی در کارهای برنامه‌ریزی‌شده، قالب برنامهٔ نگهداری پیشگیرانه برای برج‌های مسکونی را ببینید.

تماس‌های پیگیری کمتر از طرف ساکنان

ناراحتی ساکنان اغلب کمتر به خود خرابی و بیشتر به سکوت بعد از گزارش آن مربوط است. ساکنی که دوشنبه خرابی آیفون را گزارش داده و تا پنجشنبه خبری نشنیده، به لابی زنگ می‌زند، بعد به مدیر ساختمان و بعد در گروه ساکنان پیام می‌گذارد. هر کدام از این تماس‌ها وقتی می‌گیرد که می‌شد صرف تعمیر آیفون کرد.

وقتی هر درخواست ثبت شده و مسئول دارد، لابی‌من در چند ثانیه به سؤال «درخواست من کجاست؟» جواب می‌دهد: دست چه کسی است، کی پذیرفته شده و آیا منتظر قطعه است یا نه. مدیر ساختمان به‌جای گشتن در طبقه‌ها و پرس‌وجو، همهٔ درخواست‌های باز را همراه با بار کاری هر واحد در یک صفحه می‌بیند. برای اطلاعات بیشتر، مقالهٔ مدیریت درخواست‌های تعمیر مستأجران بدون مرکز تماس را بخوانید.

سابقه‌ای که می‌توانید به مالکان نشان دهید

ساختمان‌های مسکونی به کسی پاسخ‌گو هستند: هیئت‌مدیرهٔ ساختمان، انجمن مالکان، سازنده یا یک شرکت مدیریت املاک. وقتی می‌پرسند شکایت‌ها با چه سرعتی رسیدگی می‌شوند یا اینکه روشنایی لابی ماه گذشته تعمیر شد یا نه، یک عکس و زمان ثبت‌شده پاسخ بهتری از «فکر می‌کنم بله» است.

گزارش‌های TaskLoop نرخ انجام وظایف، زمان پاسخ و انجام و عملکرد کارکنان را نشان می‌دهند. آن‌ها را به جلسهٔ ماهانه ببرید و ببینید کدام دسته‌ها مدام تکرار می‌شوند. اگر همان ستون واحدها هر زمستان نشتی گزارش می‌دهد، این بحثی دربارهٔ نوسازی اساسی است، نه نگهداری؛ و حالا سابقه‌ای دارید که از آن پشتیبانی کند.

چه کسی از چه چیزی استفاده می‌کند

TaskLoop چه کارهایی انجام نمی‌دهد

TaskLoop سیستم اتوماسیون ساختمان نیست. حسگرهای چیلر را نمی‌خواند، AHUها را روشن و خاموش نمی‌کند و از BMS شما هشدار نمی‌گیرد. نرم‌افزار حسابداری هم نیست: شارژ ساختمان، صورتحساب‌ها و دفاتر مالکان همان‌جایی که امروز هستند می‌مانند. TaskLoop لایه‌ای است که در آن افراد کار را به عهده می‌گیرند و می‌بندند. اگر مطمئن نیستید مرز این سیستم‌ها کجاست، مقالهٔ CMMS در برابر CAFM در برابر BMS تفاوتشان را توضیح می‌دهد.

شروع کار

بیشتر تیم‌های مسکونی با لابی و تیم تعمیرات شروع می‌کنند. دو هفته هر تماس و مراجعهٔ حضوری را به‌عنوان درخواست ثبت کنید، واگذار کنید و با عکس ببندید. در پایان چیزی خواهید داشت که بیشتر ساختمان‌ها هرگز نمی‌بینند: فهرستی کامل از آنچه ساکنان گزارش می‌دهند، اینکه هر کار چقدر طول کشید و کار کجا گیر می‌کند.

قیمت‌گذاری بر اساس استعلام است و به اندازهٔ ساختمان و تیم بستگی دارد. یک دموی رایگان رزرو کنید و شکایت‌های واقعی یک هفته را بیاورید؛ با هم مرور می‌کنیم که هر کدام در TaskLoop چطور اجرا می‌شود. همچنین می‌توانید دربارهٔ نرم‌افزار مدیریت ساختمان TaskLoop بیشتر بخوانید.