Gebäudemanagement-Software für das Team, das ein Wohnhochhaus am Laufen hält

Womit ein Team im Wohngebäude täglich zu tun hat

Ein Wohnhochhaus erzeugt einen steten Strom kleiner, dringender und wiederkehrender Arbeit. Das meiste kommt als Beschwerde: Wasser, das in 1203 durch die Badezimmerdecke kommt, eine Lampe in der Aufzugslobby, die seit einer Woche flackert, eine Tür zum Fitnessraum, die nicht schließt, ein Geruch in der Tiefgarage. Der Rest kommt aus der Technikzentrale: eine Kältemaschine, die wegen Hochdruck abschaltet, eine Druckerhöhungspumpe, die laut wird, ein überfälliger AHU-Filter.

Die Menschen, die sich darum kümmern, sind meist ein Objektmanager oder Community Manager, ein Concierge im Schichtdienst, einige Haustechniker, ein Reinigungsteam, der Sicherheitsdienst und externe Firmen für Aufzüge, Brandschutzanlagen und Kältemaschinen. Am Können liegt es selten. Das Problem ist, dass die Arbeit in einem Telefonprotokoll, einem Notizbuch am Concierge-Tresen, einer WhatsApp-Gruppe und im Gedächtnis des Objektmanagers steckt. Ruft ein Bewohner zum dritten Mal wegen derselben Leckage an, kann niemand sagen, wer oben war, was er gefunden hat und warum es immer noch tropft.

Für genau diese Lücke ist TaskLoop gebaut. Es ersetzt weder Ihre Gebäudeleittechnik noch Ihre Buchhaltung. Es gibt jeder Anfrage und jedem Auftrag einen Verantwortlichen, eine Frist und einen Nachweis.

Wie aus einer Beschwerde ein abgeschlossener Auftrag wird

Jeder Auftrag in TaskLoop folgt denselben vier Schritten: Anfrage, Zuweisung, Erledigung, Bewertung.

Anfrage. Ein Bewohner ruft an oder kommt zum Concierge, um Wasser zu melden, das durch die Decke kommt. Der Concierge erfasst die Meldung im Admin-Dashboard mit Wohnungsnummer, Kategorie, kurzer Beschreibung und Priorität. Bewohner können auch einen QR-Code in ihrer Wohnung oder in einer Gemeinschaftsfläche wie der Aufzugslobby oder dem Fitnessraum scannen und die Anfrage selbst senden, ohne anzurufen.

Zuweisung. Der Objektmanager, oder wer gerade den Tresen betreut, weist sie einem Techniker oder der Haustechnik zu, setzt eine Frist und ergänzt Anweisungen: zuerst 1303 darüber prüfen, der Bewohner dort ist ab 18 Uhr zu Hause.

Erledigung. Der Techniker erhält eine Push-Benachrichtigung in der mobilen Mitarbeiter-App, nimmt die Aufgabe an und aktualisiert ihren Status im Lauf der Arbeit. Ist sie erledigt, hängt er ein Foto des reparierten Siphons unter dem Waschbecken in 1303 an und schließt die Aufgabe ab. Die Erledigungszeit wird automatisch gespeichert.

Bewertung. Der Auftrag schließt mit einem vollständigen Verlauf, wer was wann getan hat. Hat der Bewohner die Anfrage über den QR-Code gesendet, kann er sie verfolgen und den Service nach der Erledigung bewerten.

Nimmt niemand die Aufgabe an oder überschreitet sie ihre Frist, eskaliert sie an eine Führungskraft. In der Praxis ist das die Veränderung, die Teams als Erstes bemerken. Eine Leckage, die am Freitag um 21 Uhr gemeldet wird, wartet nicht mehr, bis sich am Montagmorgen jemand daran erinnert.

Technikzentralen, Aufzüge und die Arbeit, die Bewohner nie sehen

Der größte Teil der Instandhaltung eines Gebäudes wird nie von jemandem gemeldet. Jemand muss das Protokoll der Kältemaschine ablesen, AHU-Filter wechseln, die Feuerlöschpumpe testen, die Wassertanks reinigen und die Tiefgarage nach defekten Lampen ablaufen. Bleibt diese Arbeit liegen, kommt sie später als Beschwerde zurück oder als Ausfall mitten im Sommer.

In TaskLoop ist diese Arbeit eine Aufgabe wie jede andere. Der Chief Engineer oder Objektmanager legt „Filter AHU-2 wechseln, Technikzentrale 30. OG“ an, weist sie mit Frist und Anweisungen zu und erhält ein Foto zurück, wenn sie erledigt ist. Wiederkehrende Pläne für vorbeugende Wartung, etwa monatliche Filterwechsel, vierteljährliche Tests der Feuerlöschpumpe und tägliche Checklisten für die Technikzentrale, werden einmal eingerichtet und automatisch erzeugt.

Spezialarbeiten gehen meist an externe Firmen: den Aufzugsbauer, die Brandschutzfirma, den Kälteservice. Fremdfirmen lassen sich Aufträge zuweisen, die sie mit Fotonachweis abschließen. Ihre Einsätze stehen so im selben Verlauf wie die Arbeit Ihres eigenen Teams. Wenn Sie möchten, kann auch jemand aus Ihrem Team die Verantwortung für den Auftrag der Fremdfirma übernehmen und nach dem Einsatz ein Foto des Serviceberichts anhängen.

Einen praktischen Einstieg in geplante Arbeit bietet unsere Vorlage für Wartungspläne in Wohnhochhäusern.

Weniger Nachfrage-Anrufe von Bewohnern

Der Ärger von Bewohnern hängt oft weniger mit dem Mangel zusammen als mit der Stille nach der Meldung. Wer am Montag eine defekte Gegensprechanlage meldet und bis Donnerstag nichts hört, ruft den Concierge an, dann den Objektmanager, und schreibt schließlich in die Bewohnergruppe. Jeder dieser Anrufe kostet Zeit, die in die Reparatur der Gegensprechanlage hätte fließen können.

Wird jede Anfrage erfasst und hat einen Verantwortlichen, beantwortet der Concierge „Wo bleibt meine Anfrage?“ in Sekunden: wer sie hat, wann sie angenommen wurde und ob auf ein Ersatzteil gewartet wird. Der Objektmanager sieht alle offenen Anfragen und die Auslastung jeder Abteilung auf einem Bildschirm, statt über die Etagen zu laufen und nachzufragen. Mehr dazu lesen Sie unter Mieteranfragen zur Instandhaltung ohne Callcenter.

Ein Nachweis für die Eigentümer

Wohngebäude sind jemandem Rechenschaft schuldig: einer Eigentümergemeinschaft, einem Beirat, einem Bauträger oder einer Hausverwaltung. Fragen sie, wie schnell Beschwerden bearbeitet werden oder ob die Lobbybeleuchtung im letzten Monat repariert wurde, ist ein Foto mit Zeitstempel eine bessere Antwort als „Ich glaube schon“.

Die Berichte von TaskLoop zeigen Erledigungsquoten, Reaktions- und Erledigungszeiten und Mitarbeiterleistung. Nehmen Sie sie mit in die monatliche Sitzung und sehen Sie nach, welche Kategorien immer wiederkehren. Melden dieselben übereinanderliegenden Wohnungen jeden Winter Leckagen, ist das ein Thema für eine größere Sanierung, nicht für die laufende Instandhaltung, und jetzt haben Sie die Historie, um das zu belegen.

Wer was nutzt

Was TaskLoop nicht tut

TaskLoop ist kein System zur Gebäudeautomation. Es liest keine Sensoren der Kältemaschine aus, schaltet keine Lüftungsgeräte und löst keine Alarme aus Ihrer Gebäudeleittechnik aus. Es ist auch keine Buchhaltungssoftware: Nebenkosten, Rechnungen und Eigentümerkonten bleiben, wo sie heute sind. TaskLoop ist die Ebene, auf der Menschen Arbeit übernehmen und abschließen. Wenn Sie unsicher sind, wo die Grenzen zwischen diesen Systemen verlaufen, erklärt CMMS vs. CAFM vs. BMS den Unterschied.

Der Einstieg

Die meisten Teams in Wohngebäuden beginnen mit Concierge und Haustechnik. Erfassen Sie zwei Wochen lang jeden Anruf und jedes persönliche Anliegen als Anfrage, weisen Sie es zu und schließen Sie es mit einem Foto ab. Am Ende haben Sie etwas, das die meisten Gebäude nie zu sehen bekommen: eine vollständige Liste dessen, was Bewohner melden, wie lange jeder Auftrag gedauert hat und wo die Arbeit ins Stocken gerät.

Die Preise werden individuell angeboten und richten sich nach der Größe des Gebäudes und des Teams. Buchen Sie eine kostenlose Demo und bringen Sie eine Woche echter Beschwerden mit; wir gehen gemeinsam durch, wie jede davon in TaskLoop laufen würde. Mehr erfahren Sie auch unter Gebäudemanagement mit TaskLoop.