Des ordres de travail avec un responsable, une échéance et la preuve qu'ils ont été faits

Ce qu’est un ordre de travail dans TaskLoop

Dans TaskLoop, un ordre de travail (ou bon de travail) est une intervention unique dont une personne ou un service est responsable, avec une priorité, une échéance et des consignes. C’est l’unité sur laquelle repose tout le reste. Housekeeping, maintenance, demandes clients, réclamations de locataires et travaux internes deviennent tous des ordres de travail : le superviseur les voit au même endroit et les évalue selon les mêmes critères.

Sans cette structure, le travail se perd entre les appels, les post-it et un groupe de discussion surchargé. Un message comme « quelqu’un peut vérifier la lumière du palier d’ascenseur au 7e ? » n’a ni responsable, ni échéance, ni trace de qui l’a traité. Un ordre de travail a les trois.

Le processus, étape par étape

1. La demande arrive

Le travail démarre de deux façons. Un client scanne le QR code de sa chambre et envoie une demande depuis l’application client, sans passer d’appel. Ou un membre de l’équipe, généralement à la réception ou à l’accueil, enregistre la demande dans le tableau de bord d’administration après un appel, un e-mail ou le passage d’un résident.

Dans les deux cas, la demande apparaît immédiatement sur le tableau de bord comme ouverte et non attribuée.

2. Un superviseur l’attribue

Le responsable de service, le chef technique ou le chef de réception ouvre la demande et la transforme en tâche. Il choisit :

• Qui. Un membre du personnel nommément ou tout un service.
• La priorité. Pour que « pas d’eau chaude » passe avant « poignée de placard desserrée ».
• L’échéance. L’heure à laquelle l’intervention doit être terminée.
• Les consignes. Tout ce que la personne doit savoir, par exemple « client absent jusqu’à 15 h, clé à la réception » ou « couper l’eau d’abord ».

3. Le personnel intervient depuis son téléphone

La personne désignée reçoit une notification push dans l’application mobile du personnel. Elle accepte la tâche, ce qui indique au superviseur que quelqu’un s’en charge, puis va faire le travail. Une fois terminé, elle le marque comme fait et peut joindre une photo : le robinet réparé, le filtre remplacé ou la tache nettoyée. TaskLoop enregistre automatiquement l’heure de fin.

4. La boucle se referme avec une évaluation

Pour les demandes clients, le client est invité à évaluer le service une fois la tâche terminée. Cette évaluation reste attachée à l’ordre de travail et alimente les rapports : le responsable voit ensemble les délais de réponse et l’avis du client sur le résultat.

Qui utilise les ordres de travail

Ce qu’affiche l’écran

Sur le tableau de bord d’administration, les ordres de travail ouverts apparaissent dans une liste en temps réel. Chacun indique son origine, son responsable, sa priorité, son échéance et son statut (ouvert, attribué, accepté ou terminé). Le superviseur voit aussi la charge de chaque service et repère d’un coup d’œil si les étages sont débordés alors que la maintenance a de la marge.

Dans l’application du personnel, un technicien ne voit que ses propres tâches : quoi faire, où, pour quand, et les consignes éventuelles. Des boutons permettent d’accepter puis de terminer la tâche, avec la possibilité d’ajouter une photo.

Quand utiliser un ordre de travail, et quand s’en passer

Utilisez un ordre de travail pour toute intervention qui a besoin d’un responsable et d’une ligne d’arrivée, qu’il s’agisse d’une demande client, d’une panne signalée ou d’un travail interne lancé par un superviseur. N’en utilisez pas pour les annonces générales ou les échanges courants de l’équipe. C’est la règle « toute demande devient un ordre de travail, rien ne reste dans le groupe de discussion » qui rend les rapports fiables.

Interventions récurrentes et prestataires

• Interventions récurrentes. Les changements de filtres hebdomadaires et les contrôles mensuels des portes coupe-feu fonctionnent comme des tâches planifiées dans la maintenance préventive, et TaskLoop génère automatiquement chaque ordre de travail.
• Accès prestataires. Les prestataires et fournisseurs externes peuvent se voir attribuer des ordres de travail et les clôturer avec une preuve photo.

Ce que la fonctionnalité ne fait pas

• Données d’autres systèmes. TaskLoop fonctionne aux côtés d’un PMS comme Oracle OPERA, Cloudbeds ou Mews, mais n’y est pas connecté. Les réservations et la facturation restent dans votre PMS.
• Registre d’équipements et pièces détachées. TaskLoop suit l’intervention, pas les niveaux de stock ni l’historique complet de maintenance de chaque équipement.