Eine Mitarbeiter-App für Menschen, die auf den Beinen arbeiten

Was die Mitarbeiter-App ist

Die mobile Mitarbeiter-App ist der Teil von TaskLoop, den Mitarbeitende an der Front bei sich tragen. Sie zeigt jeder Person die ihr zugewiesenen Aufgaben, meldet sich, wenn eine neue eingeht, und lässt sie die Aufgabe annehmen, erledigen und ein Foto als Nachweis anhängen. Sie ist für Menschen gebaut, die ihre Schicht in Fluren, Technikräumen und im Back-of-House verbringen, nicht am Schreibtisch.

Büro-Software scheitert vor Ort oft, weil sie von der Person mit dem Smartphone in der Hand zu viel verlangt. Die Mitarbeiter-App verlangt drei Dinge: annehmen, erledigen, abschließen.

Der Ablauf Schritt für Schritt

1. Eine Aufgabe kommt per Push-Benachrichtigung

Weist eine Führungskraft im Admin-Dashboard eine Aufgabe zu, erhält die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter eine Push-Benachrichtigung. Die Aufgabe sagt, was zu tun ist, wo, wie dringend, bis wann und mit welchen Anweisungen, etwa „Gast schläft bis 11 Uhr, nicht klopfen“ oder „zuerst das Strangventil absperren“.

2. Annehmen

Die Person tippt auf „Annehmen“. Damit ändert sich der Status im Dashboard, die Führungskraft weiß, dass der Auftrag einen Verantwortlichen hat, und muss nicht herumfunken, um jemanden zu finden.

3. Die Arbeit erledigen

Die Person geht los und erledigt den Auftrag, ob Wasserhahn reparieren, Kinderbett bringen oder Verschmutzung in der Aufzugslobby beseitigen. Die Anweisungen bleiben bei der Aufgabe, es gibt also nichts auswendig zu lernen.

4. Mit Nachweis abschließen

Die Person markiert die Aufgabe als erledigt und kann ein Foto anhängen, etwa vom reparierten Wasserhahn, vom bezogenen Kinderbett oder vom sauberen Boden. TaskLoop speichert die Erledigungszeit automatisch. Kam die Anfrage von einem Gast, wird er um eine Bewertung gebeten.

Wenn es nicht rechtzeitig klappt

Ist die Aufgabe bei Ablauf der Frist noch offen, eskaliert sie an eine Führungskraft. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter muss sich nicht selbst melden. Das System zeigt der Führungskraft, welche Aufträge verspätet sind.

Wer damit arbeitet

• Haustechniker und Ingenieure bei reaktiven Einsätzen und geplanten Prüfungen.
• Zimmerreinigung, Housemen und Reinigungskräfte für öffentliche Bereiche bei Zimmern und Gästeanfragen.
• Pagen, Gepäckträger und Concierge bei Zustellungen und Besorgungen für Gäste.
• Sicherheitsdienst und Gebäudepersonal bei Rundgängen und Anfragen von Bewohnern.
• Führungskräfte, die in ihrer Schicht auch selbst mit anpacken.

Was der Bildschirm zeigt

Der Startbildschirm ist die eigene Aufgabenliste der Person, die dringendsten Aufgaben oben. Jede Aufgabe zeigt Ort (Zimmer, Etage oder Bereich), Anliegen, Priorität, Frist und Anweisungen. Die Schaltflächen sind groß: Annehmen, dann Erledigt, mit der Möglichkeit, ein Foto hinzuzufügen. Statusänderungen erscheinen sofort im Dashboard der Führungskraft.

Warum kein Gruppenchat

Mehr dazu lesen Sie unter warum WhatsApp-Gruppen als Arbeitswerkzeug scheitern.

Einführung im Team

Eine kurze Einführung funktioniert am besten. Wählen Sie eine Abteilung, oft Housekeeping oder Haustechnik, und arbeiten Sie ein paar Wochen damit, bevor die nächste dazukommt. Zeigen Sie die App beim Schichtbriefing anhand echter Aufgaben des Tages. Vereinbaren Sie zwei oder drei Hausregeln, etwa „innerhalb von fünf Minuten annehmen“ und „Foto bei jeder Reparatur“, und halten Sie sie einfach. Sobald eine Abteilung mit der App arbeitet, verteilen Sie keine Arbeit mehr über den Gruppenchat. So wird die App der einzige Ort, an dem Aufträge eingehen.

Plattformen, Sprachen und Zugang

• Native Apps. Die Mitarbeiter-App läuft nativ auf iOS und Android sowie im Browser.
• Sprachen. Englisch, Arabisch, Persisch, Russisch, Chinesisch und Spanisch.
• Geplante Runden. Wiederkehrende Aufgaben und Checklisten, etwa tägliche Sicherheitsrundgänge, erscheinen automatisch in der App.
• Zugang für Fremdfirmen. Externe Dienstleister und Lieferanten können ihre zugewiesenen Aufträge erhalten und mit Fotonachweis abschließen.