So funktioniert TaskLoop, von der Anfrage bis zur Bewertung
Jede Arbeit in TaskLoop folgt denselben vier Schritten. Jemand fragt sie an, eine koordinierende Person weist sie zu, ein Mitarbeiter erledigt sie und schließt sie mit Nachweis ab, und das Ergebnis wird bewertet und ausgewertet. Apps und Schritte sind in Hotels, Gebäuden und operativen Teams dieselben; nur die Menschen und Objekte ändern sich.
Der Kreislauf
So funktioniert es
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Anfrage
Ein Gast scannt den QR-Code im Zimmer, eine Bewohnerin meldet der Hausverwaltung eine Störung, oder eine Vorgesetzte erfasst einen Auftrag. Die Anfrage wird mit Ort, Kategorie und Details gespeichert.
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Zuweisung
Rezeption, Hausverwaltung oder Vorgesetzte weisen sie im Dashboard einer Person oder Abteilung zu, mit Priorität, Frist und Anweisungen.
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Erledigung
Die zuständige Person erhält eine Push-Benachrichtigung in der Mitarbeiter-App, nimmt die Aufgabe an, aktualisiert den Status und schließt sie optional mit einem Foto ab. Überfällige Aufgaben werden an die Vorgesetzten eskaliert.
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Bewertung
Der Gast bewertet den Service nach der Erledigung, und jede Aufgabe fließt in Berichte zu Erledigungsquoten, Reaktions- und Bearbeitungszeiten, Mitarbeiterleistung und Bewertungen ein.
Die vier Schritte im Überblick
TaskLoop läuft in einem Kreislauf: Anfrage, Zuweisung, Erledigung, Bewertung. Drei Apps tragen ihn.
- In der Anfrage-App scannt ein Gast den QR-Code im Zimmer, sendet eine Anfrage, verfolgt sie und bewertet das Ergebnis.
- Im Admin-Dashboard erfassen Rezeption, Hausverwaltung oder Vorgesetzte Anfragen, weisen sie zu, legen Priorität, Frist und Anweisungen fest und sehen die gesamte offene Arbeit und die Auslastung jeder Abteilung in Echtzeit.
- In der Mitarbeiter-App erhalten Zimmermädchen, Techniker und Teammitglieder Aufgaben per Push-Benachrichtigung, nehmen sie an, aktualisieren den Status und schließen sie optional mit einem Foto und einem Erledigungszeitstempel ab.
Überfällige Aufgaben werden an jeder Stelle des Kreislaufs an die Vorgesetzten eskaliert. Berichte sammeln die Ergebnisse: Erledigungsquoten, Reaktions- und Bearbeitungszeiten, Mitarbeiterleistung und Gästebewertungen.
Unten sehen Sie denselben Kreislauf in jedem der drei Einsatzbereiche, für die TaskLoop gebaut ist.
Im Hotel
1. Anfrage
Ein Gast in Zimmer 517 bemerkt, dass im Bad Handtücher fehlen. Statt die Rezeption anzurufen, scannt sie den QR-Code im Zimmer. Die Anfrageseite kennt die Zimmernummer bereits. Sie wählt die Anfrage, ergänzt „zwei Badetücher, bitte“ und sendet sie ab. Sie sieht, dass die Anfrage eingegangen ist.
Nicht jeder Gast scannt einen Code. Ruft ein Gast an oder kommt an den Empfang, erfasst die Rezeption die Anfrage in wenigen Sekunden im Dashboard, sodass sie genauso verfolgt wird.
2. Zuweisung
Die Anfrage erscheint im Rezeptions-Dashboard. Der Front-Office-Mitarbeiter weist sie dem Housekeeping oder direkt dem Runner auf der Etage zu, mit normaler Priorität und 20 Minuten Frist. Gibt es etwas, das der Runner wissen sollte, etwa „Gast telefoniert bis 10:30 Uhr, bitte vor der Tür abstellen“, kommt es in die Anweisungen.
3. Erledigung
Auf dem Smartphone des Runners erscheint eine Push-Benachrichtigung. Er nimmt die Aufgabe an, sodass die Rezeption sieht, dass sie in Arbeit ist. Er bringt die Handtücher, macht an der Tür ein kurzes Foto, falls das bei Ihnen Standard ist, und markiert die Aufgabe als erledigt. Der Erledigungszeitpunkt wird gespeichert. Wäre der Runner aufgehalten worden und die Frist verstrichen, wäre die Aufgabe an die Housekeeping-Supervisorin eskaliert.
4. Bewertung
Der Gast sieht die Anfrage als erledigt markiert und bewertet den Service. Bewertung, Reaktionszeit und Bearbeitungszeit fließen in die Berichte ein. Dort kann die Hausdame Schichten vergleichen und der Front-Office-Manager sehen, welche Anfragearten Gäste am häufigsten senden.
Das vollständige Bild für Hotels finden Sie unter Hotelmanagement.
Im Gebäude
1. Anfrage
Ein Mieter im achten Stock eines Bürogebäudes meldet der Hausverwaltung, dass die Klimaanlage im Besprechungsraum nicht mehr kühlt. Die Hausverwaltung erfasst das im Dashboard als HVAC-Anfrage für diese Mietfläche, mit Beschreibung. Bewohner und Mieter können Mängel auch direkt melden, indem sie einen QR-Code in ihrer Einheit, in einem Gemeinschaftsbereich oder an einer Anlage scannen.
Anfragen kommen auch aus dem eigenen Team. Ein Techniker sieht auf seinem Rundgang einen beschädigten Türschließer an einer Brandschutztür im Treppenhaus und erfasst ihn, damit es nicht vom Gedächtnis abhängt.
2. Zuweisung
Die Facility Managerin macht aus der Anfrage einen Arbeitsauftrag, weist ihn dem diensthabenden HVAC-Techniker zu, setzt hohe Priorität, weil der Mieter am Nachmittag Besprechungen hat, und ergänzt Frist und Zugangshinweise.
3. Erledigung
Der Techniker erhält den Auftrag in der Mitarbeiter-App, nimmt ihn an, findet einen ausgelösten Gebläsekonvektor, setzt ihn zurück und prüft die Raumtemperatur. Er hängt ein Foto der Thermostatanzeige an und schließt den Arbeitsauftrag ab. Braucht die Störung einen Dienstleister, bleibt der Auftrag mit einer Notiz offen, und die Frist gilt weiter. Er eskaliert also, wenn niemand nachfasst.
4. Bewertung und Auswertung
Der Arbeitsauftrag wird mit vollständiger Historie abgeschlossen: wer ihn erfasst hat, wer ihn erledigt hat, wie lange es gedauert hat und was der Nachweis zeigt. Am Monatsende prüft die Facility Managerin Erledigungs- und Reaktionszeiten je Kategorie und bemerkt, dass dieselbe Etage drei HVAC-Meldungen hatte. Das ist ein Hinweis, dem der technische Leiter nachgehen sollte.
Geplante Arbeiten wie ein Filterwechsel am AHU durchlaufen dieselben Schritte als Aufgabe, die der technische Leiter anlegt. Wiederkehrende Wartungsaufträge werden einmal geplant, und TaskLoop erzeugt jede Aufgabe automatisch.
Das vollständige Bild für Gebäude finden Sie unter Gebäudemanagement.
In einem operativen Team
1. Anfrage
Ein Reinigungsunternehmen betreut einen Hochschulcampus. Ein Dozent meldet dem Campus-Helpdesk, dass ein Hörsaal nach einer Abendveranstaltung voller Müll zurückgelassen wurde. Der Helpdesk gibt es an den Reinigungs-Objektleiter weiter, der es im Dashboard erfasst.
2. Zuweisung
Der Objektleiter sieht im Dashboard, dass das Team in der Bibliothek am wenigsten ausgelastet ist. Er weist die Aufgabe einer Person aus diesem Team zu, hohe Priorität, 45 Minuten Frist vor der Vorlesung um 9 Uhr, mit dem Hinweis, dass der Seiteneingang offen ist.
3. Erledigung
Die Reinigungskraft erhält eine Push-Benachrichtigung, nimmt an, räumt den Hörsaal auf, fotografiert den nutzungsbereiten Raum und schließt die Aufgabe ab. Hätte sie die Aufgabe nicht rechtzeitig angenommen oder wäre die Frist verstrichen, wäre die Aufgabe an den Objektleiter eskaliert.
4. Auswertung
Die erledigte Aufgabe ist mit Foto und Zeitstempeln dokumentiert. Fragt der Campus-Facility-Manager im Monatsgespräch, wie schnell spontane Anfragen bearbeitet werden, kann das Reinigungsunternehmen Reaktions- und Bearbeitungszeiten und eine lückenlose Fotodokumentation vorlegen.
Das vollständige Bild für Teams finden Sie unter Aufgabenmanagement.
Was überall gleich bleibt
In allen drei Einsatzbereichen gelten dieselben Regeln:
- Jede Anfrage wird zur Aufgabe mit Ort, Kategorie und Beschreibung.
- Jede Aufgabe hat genau einen Verantwortlichen, eine Priorität und eine Frist.
- Die Mitarbeitenden werden auf dem Smartphone benachrichtigt und nehmen die Aufgabe an, die Zuständigkeit ist also eindeutig.
- Verspätete Arbeit wird eskaliert, und zwar an die Vorgesetzten.
- Die Erledigung wird dokumentiert, mit Zeitstempel und, wo sinnvoll, mit Foto.
- Ergebnisse werden gemessen, in Berichten, die Führungskräfte wirklich nutzen.
Diese Einheitlichkeit ist der Grund, warum eine Plattform einem Hotel, einem Wohnhochhaus und einem Reinigungsteam dienen kann. Wenn Sie den Kreislauf mit Ihren eigenen Anfragearten sehen möchten, buchen Sie eine Demo.
Häufige Fragen
Welche Apps umfasst TaskLoop?
Drei. Eine Anfrage-App, die Gäste per QR-Code im Zimmer öffnen, ein Admin-Dashboard, in dem Rezeption oder Disposition Anfragen erfassen, zuweisen und die offene Arbeit in Echtzeit verfolgen, und eine Mitarbeiter-App, in der die Mitarbeitenden Aufgaben erhalten, annehmen und erledigen, mit Push-Benachrichtigungen, Statusaktualisierungen, optionalen Fotoanhängen und Erledigungszeitstempeln.
Müssen alle Anfragen über den QR-Code kommen?
Nein. Viele Anfragen kommen weiterhin per Telefon, am Empfang, per E-Mail oder aus einer anderen Abteilung. Rezeption oder Hausverwaltung erfassen diese im Dashboard, und ab dann durchlaufen sie dieselben Schritte Zuweisung, Erledigung und Bewertung wie jede QR-Anfrage. Ziel ist ein einziger Datensatz für jede Anfrage, egal über welchen Kanal sie kam.
Wer entscheidet, wer eine Aufgabe bekommt?
Ein Mensch. Rezeption, Hausverwaltung oder eine Vorgesetzte wählen die Abteilung oder die Person, legen Priorität und Frist fest und ergänzen Anweisungen. Das Dashboard zeigt die Auslastung jeder Abteilung in Echtzeit und schlägt die am besten geeignete Person und die Priorität vor. Die Vorgesetzten können den Vorschlag jederzeit übersteuern.
Was bedeutet Eskalation in TaskLoop?
Jede Aufgabe hat eine Frist. Ist die Aufgabe bei Fristablauf nicht erledigt, wird sie an eine Vorgesetzte eskaliert, die nachfassen oder sie neu zuweisen kann. Eskalation bedeutet, dass verspätete Arbeit von jemandem mit Entscheidungsbefugnis gesehen wird, solange noch Zeit zur Korrektur ist, statt erst durch eine Beschwerde aufzufallen.
Ist der Fotonachweis Pflicht?
Fotoanhänge beim Abschluss sind optional. Viele Teams bitten ihre Mitarbeitenden, bei bestimmten Arbeiten ein Foto anzuhängen, etwa bei einer reparierten Armatur, einem gereinigten Bereich oder einem gelieferten Gegenstand, weil das spätere Fragen klärt. Jede erledigte Aufgabe speichert außerdem ihren Erledigungszeitstempel und Statusverlauf, unabhängig davon, ob ein Foto hinzugefügt wurde.
Was sieht die Führung am Ende des Tages?
Berichte und Dashboards zeigen Erledigungsquoten, Reaktionszeiten, Bearbeitungszeiten, Mitarbeiterleistung und Gästebewertungen. Daraus erkennt eine Führungskraft, welche Anfragearten am längsten dauern, welche Abteilungen überlastet sind, welche Mitarbeitenden Arbeit zuverlässig abschließen und wie Gäste den erhaltenen Service bewerten.
Sehen Sie Ihren eigenen Ablauf in TaskLoop
Erzählen Sie uns, wie Anfragen heute bei Ihrem Team ankommen. Wir zeigen Ihnen denselben Ablauf in TaskLoop – mit Ihren Rollen und Ihren Anfragetypen.