Gebäudemanagement-Software für die Menschen, die Gebäude am Laufen halten

Was Gebäudemanagement-Software hier bedeutet

Gebäudemanagement-Software im Sinne von TaskLoop ist Software für den täglichen Betrieb eines Gebäudes: Bewohner- und Mieteranfragen aufnehmen, daraus Arbeitsaufträge machen, sie Technikern zuweisen, nachfassen, bis der Auftrag erledigt ist, und einen Nachweis darüber führen. Es ist das System, in dem Hausverwaltung, Facility Manager und Instandhaltungsteam jeden Tag arbeiten. Wer nach Facility-Management-Software für den operativen Alltag sucht, meint meist genau das.

Diese Definition braucht eine Klarstellung, denn der Begriff wird auf zwei verschiedene Arten verwendet.

BMS in der Technik bedeutet Gebäudeautomation

Fragen Sie einen technischen Leiter oder einen TGA-Planer, was ein BMS ist, beschreibt er ein Gebäudeautomationssystem, im deutschsprachigen Raum oft Gebäudeleittechnik (GLT) genannt. Das ist die Steuerungsebene, die Anlagen überwacht und betreibt: Kältemaschinen, AHU-Lüftungsgeräte, Gebläsekonvektoren, Pumpen, Beleuchtungskreise, manchmal auch Schnittstellen zu Zutrittskontrolle und Brandmeldeanlage. Sie kommuniziert mit diesen Anlagen über Protokolle wie BACnet oder Modbus, zeigt Alarme und Trends an einer Leitstation und passt Sollwerte automatisch an. Siemens, Honeywell, Johnson Controls und Schneider Electric sind typische Namen in dieser Welt.

TaskLoop ist das nicht. Es liest keine Sensoren, steuert keine Anlagen und verbindet sich nicht mit der GLT-Oberfläche. Es gibt keine IoT-Anbindung.

TaskLoop ist die Betriebs- und Instandhaltungsebene

Was ein Gebäudeautomationssystem nicht leistet, ist die Steuerung von Menschen. Wenn die GLT an einer Kältemaschine einen Hochtemperaturalarm meldet, muss trotzdem jemand informiert werden, nachsehen, den Fehler beheben oder den Dienstleister rufen und festhalten, was getan wurde. Wenn ein Bewohner in einem Hochhaus einen tropfenden Wasserhahn meldet, ist überhaupt kein Sensor beteiligt. Genau in diesem menschlichen Ablauf sitzt TaskLoop:

• Arbeitsaufträge für Instandsetzungen, von der flackernden Flurleuchte bis zum verstopften Abfluss in der Tiefgarage.
• Bewohner- und Mieteranfragen, von der Hausverwaltung erfasst und von der Meldung bis zur Erledigung verfolgt.
• Vorbeugende Wartung wie Filterwechsel, Pumpenprüfungen und Brandschutztürkontrollen, angelegt als Aufgaben mit Fristen und Anweisungen. Wiederkehrende Pläne und Prüfchecklisten erzeugen diese Aufgaben automatisch.
• Begehungen und Mängellisten, bei denen jeder Punkt zu einer Aufgabe mit Verantwortlichem wird und beim Abschluss ein Foto erhält.
• Koordination von Dienstleistern, damit auch Aufträge an die Aufzugsfirma oder den Brandschutzdienstleister verfolgt werden. Dienstleister können ihre Aufträge direkt erhalten und mit Fotonachweis abschließen.

In der Sprache der Branche ist das näher an einem schlanken CMMS oder dem Helpdesk-Teil eines CAFM-Systems als an einer GLT. Die ausführliche Abgrenzung finden Sie unter CMMS vs. CAFM vs. BMS.

Für wen es gedacht ist

TaskLoop ist für die Menschen gebaut, die ein Gebäude am Laufen halten, nicht für die, die seine Steuerung planen:

• Hausverwalter und Community Manager in Wohnhochhäusern, die Anfragen von Bewohnern entgegennehmen, Ein- und Auszüge begleiten und gegenüber einer Eigentümergemeinschaft oder einem Vermieter verantwortlich sind.
• Facility Manager in Gewerbeimmobilien und Bürogebäuden, die sich um Gemeinschaftsflächen, Mieteranfragen und Servicestandards an einem oder mehreren Standorten kümmern.
• Technische Leiter und Instandhaltungsleiter, die den Tag der Techniker planen, entscheiden, was dringend ist, und wissen müssen, welche Aufträge am Schichtende noch offen sind.
• Haustechniker, Reinigungskräfte und Sicherheitspersonal, die die Arbeit auf ihr Smartphone bekommen und sie vor Ort abschließen.
• Facility-Management-Unternehmen, die mehrere Gebäude für verschiedene Auftraggeber betreuen und jedem Auftraggeber zeigen müssen, was erledigt wurde. Siehe Facility-Management-Unternehmen.

Typische Probleme im Gebäudebetrieb

Anfragen kommen von überall

Eine Bewohnerin ruft den Concierge an, ein Mieter mailt dem Objektverwalter, ein Beiratsmitglied schickt eine WhatsApp-Nachricht mit Foto, und ein Techniker bemerkt etwas auf seinem Rundgang. Jeder Kanal hat sein eigenes Gedächtnis. Ruft die Bewohnerin eine Woche später erneut an, kann niemand sagen, wer den Auftrag hatte oder was daraus geworden ist.

Niemand ist zuständig

In einer gemeinsamen Chatgruppe sehen sechs Leute die Bitte um einen Installateur. Jeder nimmt an, dass einer der anderen sich kümmert. Es kommen zwei Techniker oder keiner.

Kein Nachweis und kein zeitlicher Verlauf

Beschwert sich ein Mieter, dass die Klimaanlage in seinem Büro nie repariert wurde, muss der Hausverwalter zeigen können, wann die Anfrage einging, wer hinging und was getan wurde. Ein Papierbuch oder ein Chatverlauf beantwortet das selten.

Vorbeugende Arbeit gerät hinter reaktive Arbeit

Jedes Gebäude hat eine Liste von Arbeiten, die nach Plan stattfinden sollten: Filterwechsel am AHU, Reinigung der Wassertanks, Probeläufe des Notstromaggregats, Brandschutztürprüfungen. Füllt sich der Tag mit Bewohneranrufen, rutschen genau diese Arbeiten zuerst nach hinten, und niemand merkt es, bis etwas ausfällt.

Dienstleister sind eine Blackbox

Aufzugswartung, Brandschutzanlagen und Spezialreparaturen werden oft an externe Firmen vergeben. Ist der Anruf getätigt, verliert die Hausverwaltung den Auftrag aus den Augen, bis die Rechnung kommt.

Führung per Beschwerde

Ohne Echtzeitblick auf offene Arbeit erfährt der Facility Manager von Problemen erst, wenn ein Eigentümer oder Mieter sie eskaliert. Es fehlen Daten, die zeigen, welche Anfragen am längsten dauern, welche Etagen die meisten Störungen verursachen oder ob das Team unterbesetzt ist.

Wie TaskLoop jedes Problem löst

Ein Ort für jede Anfrage. Anfragen aus allen Kanälen werden im Admin-Dashboard erfasst, mit Einheit oder Bereich, Kategorie, Beschreibung und Priorität. Was telefonisch oder am Empfang eingeht, wird einmal eingetippt und danach wie alles andere verfolgt. Bewohner und Mieter können Mängel außerdem selbst über einen QR-Code in ihrer Einheit, in einem Gemeinschaftsbereich oder an einer Anlage melden.

Ein Verantwortlicher pro Arbeitsauftrag. Jeder Auftrag wird einer namentlich benannten Person oder Abteilung zugewiesen, mit Frist und Anweisungen wie Zugangsregelungen oder mitzubringenden Teilen. Der Techniker erhält eine Push-Benachrichtigung in der Mitarbeiter-App und nimmt den Auftrag an. Es gibt also keinen Zweifel, wer ihn hat.

Zeitlicher Verlauf und Fotonachweis. Jede Statusänderung wird festgehalten. Schließt der Techniker den Auftrag ab, kann er ein Foto anhängen, und der Erledigungszeitpunkt wird gespeichert. Der Hausverwalter beantwortet die Frage „Wann wurde das repariert?“ in Sekunden, mit Beleg.

Eskalation statt Funkstille. Läuft ein Arbeitsauftrag über seine Frist hinaus, wird er an den Vorgesetzten eskaliert. Ein vergessener Auftrag wird sichtbar, bevor der Bewohner noch einmal anrufen muss.

Vorbeugende Arbeit in derselben Warteschlange. Geplante Arbeiten werden als Aufgaben neben reaktiver Arbeit angelegt, mit derselben Zuweisung, Frist und demselben Nachweis. Sie können nicht mehr verschwinden, weil sie in einer separaten Tabelle liegen. TaskLoop wiederholt diese Aufträge automatisch nach dem von Ihnen festgelegten Plan.

Dienstleisteraufträge bleiben nachverfolgt. Ein an eine externe Firma vergebener Auftrag wird weiterhin als Aufgabe mit Verantwortlichem, Frist und dokumentiertem Ergebnis geführt. Dienstleister können den Auftrag selbst erhalten und mit Fotonachweis abschließen.

Berichte, die zeigen, wohin die Zeit geht. Das Dashboard zeigt offene Arbeit und die Auslastung der Abteilungen in Echtzeit. Berichte zeigen Erledigungsquoten, Reaktions- und Bearbeitungszeiten und Mitarbeiterleistung, sodass der Facility Manager sieht, welche Anfragearten langsam sind und wo zusätzliche Kapazität nötig ist.

Ein typischer Ablauf

Nehmen wir ein Wohnhochhaus an einem Wochentagmorgen.

1. Anfrage. Eine Bewohnerin im 14. Stock sagt dem Concierge, dass die Flurleuchte vor ihrer Wohnung seit zwei Tagen flackert. Der Concierge erfasst sie im Dashboard als Elektroanfrage für den Flur im 14. Stock, normale Priorität.
2. Zuweisung. Die Hausverwaltung weist sie dem diensthabenden Elektriker zu, mit Frist bis Tagesende und dem Hinweis, dass eine Leiter nötig ist.
3. Erledigung. Der Elektriker erhält eine Push-Benachrichtigung, nimmt den Auftrag an, tauscht das Vorschaltgerät, fotografiert die funktionierende Leuchte und schließt die Aufgabe ab. Der Erledigungszeitpunkt wird gespeichert.
4. Auswertung. Am Ende der Woche sieht sich der Hausverwalter die Berichte an. Elektroanfragen in den oberen Etagen dauern länger als der Durchschnitt, und derselbe Flur ist zweimal aufgetaucht. Das ist ein Muster, das er mit dem technischen Leiter besprechen sollte.

Derselbe Kreislauf gilt für das Büro eines Mieters in einer Gewerbeimmobilie, für ein Leck in der Tiefgarage oder für eine geplante Pumpenprüfung.

Manuelle Methoden vs. TaskLoop

Was TaskLoop nicht ist

Ein klarer Leistungsumfang spart allen Zeit.

• Kein Gebäudeautomationssystem. TaskLoop überwacht oder steuert weder HVAC noch Beleuchtung, Pumpen oder andere Anlagen und ist nicht mit BACnet, Modbus, Sensoren oder Zählern verbunden.
• Keine IoT-Plattform. Es speisen keine vernetzten Geräte oder automatischen Alarme Daten ein. Die Arbeit wird von Menschen angestoßen.
• Keine vollständige Enterprise-Asset-Management-Suite. Ersatzteillager, Einkauf und Abschreibung von Anlagen werden nicht verwaltet.
• Keine Buchhaltungs- oder Immobilienverwaltungssoftware. Nebenkosten, Mietverträge, Mieteinzug und Eigentümerabrechnungen gehören in Ihr Verwaltungs- oder Buchhaltungssystem.
• Keine soziale App für Bewohner. Es geht um Anfragen und die Arbeit, die daraus folgt, nicht um Hausmitteilungen oder die Buchung von Gemeinschaftseinrichtungen.

TaskLoop ist die Ebene, auf der Anfragen zu zugeordneter, nachverfolgter und abgeschlossener Arbeit werden. Für viele Gebäudeteams ist das das fehlende Stück: Die Technik ist längst automatisiert, die Buchhaltung längst in Software, aber die tägliche Arbeit läuft noch über Telefonate und Chatgruppen.

Erste Schritte

Am schnellsten beurteilen Sie, ob TaskLoop passt, wenn Sie Ihre eigenen Anfragearten darin sehen. In einer Demo gehen wir durch, wie Anfragen heute Ihre Hausverwaltung erreichen, richten einen Beispielablauf für Ihre Gebäude ein und zeigen das Dashboard, die Mitarbeiter-App und die Berichte. Betreiben Sie auch Hotels oder Serviced Apartments, deckt dieselbe Plattform diese ab; siehe Hotelmanagement. Für Teams, die nicht an ein Gebäude gebunden sind, siehe Aufgabenmanagement. Die Preise werden individuell angeboten; siehe Preise.