Gestion des tâches
La gestion des tâches est le processus qui consiste à créer, attribuer, prioriser, suivre et terminer chaque travail, pour que chaque tâche ait un responsable, une échéance et un statut visible jusqu'à sa réalisation.
Aussi appelé: suivi des tâches · attribution des tâches · gestion du travail · gestion des interventions
La gestion des tâches est la façon dont une équipe s’assure que le travail est fait : chaque tâche est enregistrée, reçoit un responsable, une priorité, puis est suivie et clôturée. Les questions de fond sont toujours les mêmes. Que faut-il faire ? Qui s’en charge ? Pour quand ? Est-ce fait, et comment le sait-on ?
Exemple
Le responsable de la réception d’un resort commence la matinée avec cinq points restés ouverts dans la nuit : un projecteur de piscine en panne, la préparation d’une arrivée VIP, deux demandes clients et la restitution d’un objet trouvé. Dans un logiciel de gestion des tâches, chaque point a un responsable, une échéance et un statut. À 10 h, trois sont terminés et horodatés, un est en cours, et le projecteur de piscine est en retard : un superviseur est alerté.
Gestion opérationnelle ou gestion de projet
La plupart des logiciels de tâches ont été conçus pour les projets de bureau, avec des calendriers longs et des dépendances. La gestion opérationnelle des tâches est différente :
| Gestion des tâches en mode projet | Gestion opérationnelle des tâches | |
|---|---|---|
| Où se fait le travail | À un bureau | Sur le terrain, dans les chambres, sur site |
| Durée type d’une tâche | Jours ou semaines | Minutes ou heures |
| Origine des tâches | Planifiées par l’équipe | Demandes, inspections, plannings, incidents |
| Ce qui compte le plus | Jalons, dépendances | Délai de réponse, réalisation, preuve |
Lien avec les termes voisins
Un bon de travail est une tâche dans un contexte de maintenance. L’escalade est le filet de sécurité lorsqu’une tâche prend du retard. Les travailleurs de terrain sont ceux que sert la gestion opérationnelle des tâches, et la passation de consignes est le moment où les tâches se perdent le plus souvent. Les groupes de discussion tiennent souvent lieu de gestion des tâches, mais les messages défilent et n’ont ni responsable ni statut.
La place de TaskLoop
TaskLoop est un logiciel de gestion des tâches pour les équipes d’exploitation des bâtiments et des hôtels. Les tâches sont créées à partir des demandes ou par la réception, attribuées à des collaborateurs ou à des services avec une priorité, une échéance et des consignes, réalisées sur l’application mobile avec une preuve photo facultative, et escaladées en cas de retard. Voir logiciel de gestion des tâches.