Gestión de tareas
La gestión de tareas es el proceso de crear, asignar, priorizar, seguir y completar trabajos concretos, de modo que cada tarea tenga un responsable, una fecha límite y un estado visible hasta que esté terminada.
También conocido como: seguimiento de tareas · asignación de tareas · gestión del trabajo
La gestión de tareas es la manera en que un equipo se asegura de que el trabajo se hace: cada tarea se registra, recibe un responsable, se prioriza, se sigue y se cierra. Las preguntas de fondo son siempre las mismas. ¿Qué hay que hacer? ¿Quién lo hace? ¿Para cuándo? ¿Está hecho, y cómo lo sabemos?
Ejemplo
La gerente de recepción de un resort empieza la mañana con cinco asuntos abiertos de la noche: una luz de la piscina averiada, la preparación de una llegada VIP, dos solicitudes de huéspedes y la devolución de un objeto perdido. En un sistema de gestión de tareas, cada asunto tiene un responsable, una fecha límite y un estado. A las 10:00, tres están hechos y con marca de hora, uno está en curso y la luz de la piscina está vencida, así que se alerta a un supervisor.
Gestión de tareas operativa vs de proyectos
La mayoría del software de tareas se diseñó para proyectos de oficina, con plazos largos y dependencias. La gestión operativa de tareas es distinta:
| Gestión de tareas de proyectos | Gestión operativa de tareas | |
|---|---|---|
| Dónde ocurre el trabajo | En un escritorio | En planta, en las habitaciones, en sitio |
| Duración típica de una tarea | Días o semanas | Minutos u horas |
| De dónde salen las tareas | Las planifica el equipo | Solicitudes, inspecciones, programas, incidencias |
| Lo que más importa | Hitos, dependencias | Tiempo de respuesta, finalización, evidencia |
Relación con los términos cercanos
Una orden de trabajo es una tarea en el contexto del mantenimiento. El escalado es la red de seguridad cuando una tarea se retrasa. Los trabajadores de primera línea son las personas a las que sirve la gestión operativa de tareas, y el cambio de turno es donde las tareas se pierden con más frecuencia. Los grupos de chat suelen hacer las veces de gestión de tareas, pero los mensajes se pierden al desplazarse y no tienen responsable ni estado.
Dónde encaja TaskLoop
TaskLoop es un sistema de gestión de tareas para equipos de operaciones en edificios y hoteles. Las tareas se crean a partir de solicitudes o desde recepción, se asignan a personal o departamentos con prioridad, fecha límite e instrucciones, se completan en la app móvil con prueba fotográfica opcional y se escalan cuando vencen. Consulte sistema de gestión de tareas.