Passation de consignes

La passation de consignes est le moment où une équipe transmet la responsabilité à la suivante. Dans les activités qui tournent 24 h/24, comme les hôtels, les tours résidentielles et les résidences hôtelières, l’équipe descendante indique à l’équipe montante ce qui reste ouvert, ce qui s’est mal passé et ce qu’il faut surveiller. Il s’agit généralement d’un court briefing appuyé par un registre écrit.

Exemple

À 23 h, le technicien de permanence du soir passe le relais au technicien de nuit :

• Chambre 1407 : ventilateur de climatisation bruyant, client déplacé, chambre hors service jusqu’à demain
• Groupe froid 2 en défaut à 19 h 30, réarmé et en marche ; à vérifier à 2 h
• Permis de travail toujours ouvert pour la réparation de la pompe en toiture ; reprise des travaux à 8 h
• Deux demandes clients en attente de pièces, toutes deux promises pour le matin

Le technicien de nuit sait désormais exactement ce dont il a la charge.

Ce que doit couvrir une bonne passation

• Les tâches ouvertes et qui en a désormais la charge
• Les éléments en retard ou escaladés
• Les problèmes de sécurité et les permis de travail ouverts
• Les chambres ou logements hors service
• Les promesses faites aux clients ou aux résidents
• Tout ce qui sort de l’ordinaire : arrivées VIP, événements, coupures programmées

Pourquoi les passations échouent

La plupart des échecs de passation viennent d’informations qui ne vivent que dans la tête de quelqu’un, dans un carnet ou dans un groupe de discussion. L’équipe descendante oublie un point, le fil de discussion défile, et l’équipe montante découvre le problème par une réclamation.

Lien avec les termes voisins

La passation fait partie de la gestion des tâches pour les travailleurs de terrain : une tâche ne doit pas disparaître parce qu’une équipe termine son service. L’escalade rattrape ce que la passation a laissé passer.

La place de TaskLoop

TaskLoop sort le travail en cours de la tête des gens. Chaque demande est une tâche avec un responsable, un statut et une échéance, et le tableau de bord affiche toutes les demandes ouvertes et la charge de chaque service en temps réel : l’équipe montante part de la même liste que celle sur laquelle travaillait l’équipe descendante. Voir logiciel de gestion des tâches.