Un logiciel de gestion des tâches pour les équipes terrain qui travaillent debout

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des tâches terrain

Un logiciel de gestion des tâches terrain sert à affecter, suivre et prouver le travail de personnes qui ne sont pas derrière un bureau : agents de propreté, appariteurs, techniciens, employés de magasin, agents de sécurité. Il transforme chaque demande ou intervention en une tâche avec un seul responsable, une priorité et une échéance, l’envoie sur le téléphone de cette personne et enregistre quand et comment elle a été réalisée.

TaskLoop est ce logiciel. Les superviseurs et coordinateurs utilisent le tableau de bord d’administration pour enregistrer et affecter les tâches et voir en temps réel le travail ouvert de chaque équipe. Les agents utilisent l’application mobile pour recevoir leurs tâches par notification push, les accepter, mettre à jour leur statut et les clôturer avec une photo facultative. Les tâches en retard remontent à un superviseur. Les rapports présentent les taux de réalisation, les délais de réponse et de réalisation et la performance des équipes.

C’est la même plateforme que TaskLoop utilise pour les hôtels et les bâtiments, appliquée à des équipes qui interviennent sur des sites très variés.

À qui il s’adresse

TaskLoop s’adresse aux organisations où le travail est physique, arrive en flux continu et doit être fait en quelques minutes ou quelques heures plutôt qu’en plusieurs semaines :

• Les entreprises de propreté qui font tourner des équipes dans des bureaux, des commerces et des immeubles résidentiels, et dont le client veut la preuve que le travail a été fait.
• Les services techniques des campus, universités et écoles, qui regroupent appariteurs, agents d’entretien et maintenance sur de nombreux bâtiments.
• Les cliniques et centres de soins ambulatoires, pour les tâches de support comme la remise en état des salles, le bionettoyage et le déplacement de matériel. TaskLoop sert aux tâches opérationnelles, pas aux dossiers médicaux.
• Les équipes de magasin, pour les flaques, les mouvements de stock, les changements de présentation et les routines d’ouverture et de fermeture.
• Les équipes de facility management qui travaillent sous contrat pour plusieurs clients. Voir sociétés de facility management.
• Les équipes de sécurité et de ronde, où un incident exige un intervenant nommé et une trace.

Ses utilisateurs sont les superviseurs, responsables de site, coordinateurs d’exploitation, chefs d’équipe, et les équipes terrain elles-mêmes.

Les problèmes courants des équipes terrain

Le travail se distribue à la voix et dans les messageries

Un superviseur appelle, passe un message radio ou écrit dans un groupe : « Quelqu’un peut vérifier les toilettes du niveau 2 ? » Le message est visible par tous et n’appartient à personne. Une heure plus tard, il est enfoui sous vingt autres messages. Pour aller plus loin, lisez pourquoi les groupes WhatsApp échouent comme outil de travail.

Les listes papier ne suivent pas

Une feuille de route imprimée en début de poste est périmée dès le milieu de la matinée. Les nouvelles interventions s’ajoutent oralement, les tâches terminées sont cochées si quelqu’un y pense, et la feuille finit à la poubelle.

Le client voit l’oubli avant vous

Pour une entreprise de propreté ou un prestataire de facility management, l’échec le plus coûteux, c’est que le client remarque le premier une intervention oubliée. Sans vue en direct, le superviseur l’apprend par la réclamation du client.

La preuve est une affaire de confiance

Quand un client conteste qu’une zone ait été nettoyée ou qu’un défaut ait été signalé, il n’y a rien à montrer, sinon une signature sur une feuille, et encore.

La passation entre équipes perd du travail

Ce que l’équipe du matin n’a pas terminé est transmis lors d’une conversation sur le pas de la porte. Tout ce qui n’est pas mentionné est oublié jusqu’à devenir urgent.

Aucun chiffre pour piloter

Les responsables ne peuvent pas dire combien de temps prennent les interventions, quels sites génèrent le plus de demandes ni quels agents clôturent régulièrement leur travail à temps. Les décisions d’effectifs se prennent au jugé.

Comment TaskLoop répond à chaque problème

Chaque intervention devient une tâche avec un seul responsable. Les superviseurs créent ou enregistrent les tâches dans le tableau de bord et confient chacune à une personne nommée ou à une équipe. Le responsable reçoit une notification push et accepte la tâche. Aucune ambiguïté sur qui s’en charge.

Priorité, échéance et consignes sur chaque tâche. « Flaque allée 6, priorité haute, 15 minutes, poser les panneaux sol glissant » se lit de la même façon pour tout le monde. Les agents n’ont pas besoin de rappeler pour demander des précisions.

Une vue en direct du travail ouvert. Le tableau de bord affiche en temps réel chaque tâche ouverte, son statut et son ancienneté, ainsi que la charge de chaque équipe. Le superviseur voit l’oubli avant le client.

L’escalade quand le travail prend du retard. Les tâches qui dépassent leur échéance remontent à un superviseur. Les retards deviennent visibles tôt et sont enregistrés.

Preuve photo et horodatage. Les agents peuvent joindre une photo en clôturant une tâche, et l’heure de fin est conservée. C’est une preuve que vous pouvez montrer à un client. Voir la preuve photo du travail.

Le travail ouvert survit au changement d’équipe. Comme les tâches restent dans le tableau de bord jusqu’à leur clôture, l’équipe suivante voit exactement ce qui reste ouvert et qui l’avait. Rien ne dépend d’une conversation sur le pas de la porte.

Les tournées planifiées à côté des interventions imprévues. Les tournées de nettoyage, les contrôles d’ouverture et les inspections peuvent être créés comme des tâches, avec la même affectation, la même échéance et la même preuve que n’importe quelle autre intervention. Les tâches récurrentes et les check-lists sont générées automatiquement selon le calendrier que vous fixez.

Des rapports pour les responsables. Les taux de réalisation, les délais de réponse et de réalisation et la performance des équipes montrent où l’équipe est sous tension et qui a besoin de soutien.

Un circuit type

Une entreprise de propreté sous contrat sur un campus de bureaux de trois bâtiments :

1. Demande. À 10 h 20, le coordinateur des services généraux du client appelle le chef de site : du café a été renversé sur la moquette de la salle de réunion du deuxième étage du bâtiment B. Le chef de site l’enregistre dans le tableau de bord.
2. Affectation. Il confie la tâche à l’agent le plus proche du bâtiment B, priorité haute, échéance de 30 minutes, avec une note demandant d’apporter l’injecteur-extracteur.
3. Action. L’agent reçoit une notification push, accepte la tâche, nettoie la moquette, prend une photo et clôture la tâche. L’heure de fin est enregistrée.
4. Bilan. Lors de la revue mensuelle, le responsable d’exploitation présente au client le nombre de demandes ponctuelles par bâtiment, les délais moyens de réponse et de réalisation, et l’historique photo de toute intervention contestée.

Les mêmes quatre étapes décrivent un appariteur qui déplace du matériel sur un campus, un vendeur qui gère un présentoir cassé ou un agent de support qui remet en état une salle d’examen en clinique.

Méthodes manuelles ou TaskLoop

Si votre équipe fonctionne aujourd’hui avec des tableurs, voir TaskLoop ou les tableurs ; si elle fonctionne avec des groupes de discussion, voir TaskLoop ou les groupes WhatsApp.

Les critères d’un bon logiciel de gestion des tâches terrain

Que vous choisissiez TaskLoop ou un autre outil, un logiciel pour équipes terrain doit passer quelques tests pratiques. Servez-vous de cette check-list pour comparer les options, y compris les outils que vous utilisez déjà.

• Pensé d’abord pour le téléphone. Les agents doivent pouvoir recevoir, accepter et clôturer une tâche en quelques gestes, avec une notification push à l’arrivée du travail.
• Un responsable par tâche. Diffuser une intervention à un groupe, c’est ainsi que le travail se perd. Chaque tâche a besoin d’une personne ou d’une équipe nommée.
• Une priorité et une échéance sur chaque tâche. Sans échéance, rien à mesurer et rien à escalader.
• L’escalade. Le travail en retard doit parvenir automatiquement à un superviseur, sans attendre que quelqu’un pense à vérifier.
• Une preuve à la clôture. Une photo et un horodatage sur la tâche elle-même, pas dans un fil de discussion à part.
• Une vue superviseur en direct. Le travail ouvert et la charge des équipes sur un seul écran, sans passer d’appels.
• Des rapports qu’un responsable lira. Taux de réalisation, délais de réponse et de réalisation et performance des équipes, sans comptage manuel.
• Résiste au changement d’équipe. Le travail ouvert doit rester visible jusqu’à sa clôture, quelle que soit l’équipe en poste.

Les groupes de discussion et les tableurs échouent généralement aux quatre premiers tests. Les outils de gestion de projet pensés pour le bureau échouent souvent au premier et au dernier. L’objectif est un outil que votre équipe utilisera vraiment pendant un poste chargé, car un système qu’on saute les jours de rush ne vous donne aucune donnée sur les jours qui comptent le plus.

Une façon pragmatique de commencer consiste à démarrer avec un site ou une équipe pendant quelques semaines. Choisissez un superviseur partant pour l’essai, mettez-vous d’accord sur les catégories de demandes, et comparez les rapports avec ce que vous saviez auparavant.

Ce que TaskLoop n’est pas

• Pas un outil de gestion de projet. Il n’est pas conçu pour des projets de plusieurs semaines, des diagrammes de Gantt ou le travail de bureau. Il est conçu pour des tâches physiques courtes qui arrivent toute la journée.
• Pas un outil de gestion des temps ou de planning. Il enregistre les temps des tâches, pas les pointages, les horaires ni la paie.
• Pas une suite de gestion des interventions itinérantes avec optimisation des tournées. Il ne planifie pas d’itinéraires, ne chiffre pas d’interventions et ne facture pas de clients.
• Pas une messagerie d’équipe. L’unité de travail n’est pas la conversation, c’est la tâche.
• Pas un logiciel clinique ou de dossier patient. En milieu de santé, il gère uniquement les tâches de support opérationnel.

Pour démarrer

Le meilleur test, ce sont vos propres types d’interventions. Lors d’une démo, nous cartographions la façon dont le travail parvient aujourd’hui à vos équipes, nous configurons des équipes et des catégories d’exemple, et nous vous montrons le tableau de bord, l’application mobile du personnel et les rapports. Lisez la gestion des tâches pour les équipes terrain pour un guide plus complet, ou consultez les tarifs pour savoir comment sont construits les devis.