Ein Bildschirm, der jeden offenen Auftrag zeigt und wer ihn hat

Was das Admin-Dashboard ist

Das Admin-Dashboard ist die Steuerzentrale von TaskLoop. Rezeption und Führungskräfte erfassen hier Anfragen, weisen Aufgaben Personen oder Abteilungen zu, legen Priorität, Frist und Anweisungen fest und sehen jeden offenen Auftrag und die Auslastung jeder Abteilung in Echtzeit. In der Mitarbeiter-App wird die Arbeit erledigt, im Dashboard wird sie organisiert.

Der Ablauf Schritt für Schritt

1. Anfragen landen in einer Liste

Gästeanfragen, die über den QR-Code im Zimmer eingehen, erscheinen automatisch im Dashboard. Anfragen per Telefon, E-Mail oder persönlich erfasst die Rezeption hier selbst. So landet alles in einer Live-Liste statt verteilt auf Notizbuch, Telefonprotokoll und drei Chatgruppen.

2. Mit den entscheidenden Angaben zuweisen

Für jede Anfrage legt die Führungskraft oder die Rezeption fest:

• Verantwortlich. Eine namentlich benannte Person oder eine Abteilung wie Haustechnik, Housekeeping oder F&B.
• Priorität. Damit dringende Aufträge für alle oben stehen.
• Frist. Bis wann der Auftrag erledigt sein soll.
• Anweisungen. Was die Person wissen muss, bevor sie losgeht.

Die zuständige Person erhält sofort eine Push-Benachrichtigung in der Mitarbeiter-App.

3. Statuswechsel live verfolgen

Sobald Mitarbeitende Aufgaben annehmen und erledigen, aktualisiert sich der Status im Dashboard. Die Führungskraft muss nicht herumtelefonieren, um zu fragen, ob jemand den Auftrag in 1204 übernommen hat. Die Liste zeigt es.

4. Ausnahmen behandeln

Überschreitet eine Aufgabe ihre Frist, eskaliert sie an eine Führungskraft. Diese kann neu zuweisen, bei der verantwortlichen Person nachhaken oder die Frist ändern. Überfällige Arbeit ist sichtbar und verschwindet nicht in irgendeiner Hosentasche.

Wer damit arbeitet

Was der Bildschirm zeigt

• Offene Anfragen. Jede offene Anfrage und Aufgabe mit Ort, Beschreibung, verantwortlicher Person, Priorität, Frist und Status.
• Auslastung der Abteilungen. Wie viele offene Aufgaben jede Abteilung gerade hat, damit Überlastung sofort auffällt.
• Status. Nicht zugewiesen, zugewiesen, angenommen und erledigt, mit Erledigungszeitpunkt und dem Foto, das die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter angehängt hat.
• Überfällige Aufgaben. Aufgaben nach Ablauf der Frist, die an Führungskräfte eskaliert wurden.

Einsatz bei der Schichtübergabe

Am Schichtende ist das Dashboard die Übergabe. Der scheidende Duty Manager muss sich nicht auf eine handgeschriebene Liste „noch offener Punkte“ verlassen. Die offenen Aufgaben, ihre Verantwortlichen und Fristen stehen für das nächste Team bereits auf dem Bildschirm. So gerät eine Anfrage, die um 22:55 Uhr erfasst wurde, bis zum Morgen kaum in Vergessenheit.

Prioritäten und Fristen, die etwas bedeuten

Das Dashboard ist nur so nützlich wie die Angaben, die darin stehen. Ein paar Gewohnheiten machen einen großen Unterschied.

• Wenige Prioritätsstufen verwenden. Zwei oder drei Stufen, etwa dringend, normal und niedrig, reichen aus. Wenn alles dringend ist, ist nichts dringend.
• Jeder Aufgabe eine Frist geben. Eine Aufgabe ohne Frist kann nicht überfällig werden und damit auch nicht eskalieren. Legen Sie für Routineaufträge einen Standard fest, zum Beispiel das Schichtende.
• Anweisungen für die ausführende Person schreiben, nicht für die Akte. „Gast im Zimmer, zweimal klopfen, Ersatzschlüssel am Empfang“ hilft mehr als „siehe vorherige Anfrage“.
• An eine Abteilung zuweisen, wenn es jeder erledigen kann. An eine bestimmte Person zuweisen, wenn der Auftrag eine besondere Qualifikation erfordert oder ein Techniker die Vorgeschichte kennt.

Führungskräfte, die zu Schichtbeginn alle nicht zugewiesenen Punkte abarbeiten und dann stündlich die Liste der überfälligen Aufgaben prüfen, stellen meist fest, dass das Dashboard zur zentralen Anlaufstelle für alle wird. Anrufe mit der Frage „Hat das schon jemand übernommen?“ werden seltener, weil die Antwort bereits auf dem Bildschirm steht.

Zuweisungsvorschläge und Export

• KI-gestützte Zuweisung. Das Dashboard schlägt für jede Aufgabe eine verantwortliche Person und eine Priorität vor. Eine Führungskraft kann den Vorschlag jederzeit ändern.
• Export. Listen und Berichte lassen sich als PDF und CSV exportieren.

Was es nicht kann

• PMS-Daten. Das Dashboard übernimmt keinen Zimmerstatus und keine Reservierungen aus Ihrem PMS. Es gibt keine PMS-Integration und keine öffentliche API.