Один экран, на котором видна каждая открытая работа и её исполнитель

Что такое панель администратора

Панель администратора — центр управления TaskLoop. Ресепшен и руководители регистрируют на ней заявки, назначают задачи сотрудникам или отделам, задают приоритет, срок и инструкции и видят все открытые работы и загрузку каждого отдела в реальном времени. Если в приложении для персонала работа выполняется, то на панели она организуется.

Процесс по шагам

1. Заявки попадают в один список

Заявки гостей, отправленные через QR-код в номере, появляются на панели автоматически. Заявки, поступившие по телефону, по почте или лично, регистрирует здесь ресепшен. В любом случае они оказываются в одном списке в реальном времени, а не в блокноте, журнале звонков и трёх групповых чатах.

2. Назначение с важными деталями

Для каждой заявки руководитель или ресепшен задаёт:

• Исполнителя. Конкретного сотрудника или отдел, например службу эксплуатации, хаускипинг или F&B.
• Приоритет. Чтобы срочные работы у всех были сверху.
• Срок. Когда работа должна быть выполнена.
• Инструкции. Что исполнителю нужно знать до прихода на место.

Исполнитель сразу получает push-уведомление в приложении для персонала.

3. Статус меняется на глазах

Когда сотрудники принимают и выполняют задачи, их статус обновляется на панели. Руководителю не нужно обзванивать всех и спрашивать, взял ли кто-нибудь работу в 1204. Это видно в списке.

4. Работа с исключениями

Когда задача выходит за срок, она эскалируется руководителю. Руководитель может переназначить её, связаться с исполнителем или изменить срок. Просроченная работа видна всем, а не спрятана у кого-то в кармане.

Кто этим пользуется

Что показывает экран

• Открытые заявки. Все открытые заявки и задачи с местом, описанием, исполнителем, приоритетом, сроком и статусом.
• Загрузка отделов. Сколько открытых задач у каждого отдела прямо сейчас, чтобы перегрузку было легко заметить.
• Статусы. Не назначена, назначена, принята и выполнена — с отметками времени выполнения и фото, если сотрудник его приложил.
• Просроченные задачи. Задачи с истёкшим сроком, которые эскалированы руководителям.

Панель при передаче смены

В конце смены панель и есть передача смены. Уходящему дежурному менеджеру не нужно полагаться на рукописный список «что ещё не сделано». Открытые задачи, их исполнители и сроки уже на экране для новой смены. Поэтому заявку, зарегистрированную в 22:55, гораздо труднее забыть к утру.

Приоритеты и сроки, которые что-то значат

Панель полезна ровно настолько, насколько точны внесённые в неё данные. Несколько привычек дают большую разницу.

• Немного уровней приоритета. Двух-трёх уровней, например «срочно», «обычно» и «низкий», достаточно. Если срочно всё, то не срочно ничего.
• Срок у каждой задачи. Задача без срока не может стать просроченной, а значит, не может и эскалироваться. Договоритесь о сроке по умолчанию для рутинных работ, например конец смены.
• Инструкции для того, кто придёт, а не для отчёта. «Гость в номере, стучать дважды, запасной ключ на ресепшене» помогает больше, чем «см. предыдущую заявку».
• Назначайте отделу, если работу может сделать любой. Конкретному сотруднику — если нужен определённый навык или техник, который знает историю вопроса.

Руководители, которые начинают смену с разбора неназначенных заявок, а затем каждый час проверяют список просроченных, обычно замечают, что панель становится местом, куда смотрят все. Звонков с вопросом «кто-нибудь это взял?» становится меньше, потому что ответ уже на экране.

Подсказки по назначению и выгрузка

• Назначение с помощью ИИ. Панель предлагает исполнителя и приоритет для каждой задачи. Руководитель всегда может изменить предложение.
• Выгрузка. Списки и отчёты выгружаются в PDF и CSV.

Чего система не делает

• Данные PMS. Панель не получает статусы номеров и бронирования из вашей PMS. Интеграции с PMS и публичного API нет.