为一线奔走的团队打造的任务管理系统

什么是一线任务管理系统

一线任务管理系统，是用来派发、跟踪并证明非坐班人员所做工作的软件，这些人包括保洁员、搬运员、技工、门店员工和保安。它把每条请求或每项工作变成一个任务，有唯一负责人、优先级和截止时间，推送到这个人的手机上，并记录何时、如何完成。

TaskLoop 就是这样的任务管理系统。主管和调度员用管理后台登记和派发任务，实时查看每个团队的未完成工作。班组成员用员工移动端通过推送通知接收任务、接单、更新状态，完成时可附照片。逾期任务会升级给主管。报表展示任务完成率、响应与完成用时以及员工绩效。

它与 TaskLoop 用于 酒店 和 楼宇 的是同一个平台，只是应用于在各类场所作业的团队。

适合谁使用

TaskLoop 适合工作以体力劳动为主、源源不断地到来、需要在几分钟或几小时内而非几周内完成的单位：

• 保洁公司，班组分布在写字楼、商铺和住宅楼，客户需要看到工作完成的证据。
• 大学和学校的园区设施团队，覆盖多栋建筑的搬运、保洁和维修。
• 诊所和门诊中心，用于诊室周转、环境保洁和设备搬运等后勤工作。TaskLoop 只处理运营任务，不涉及病历。
• 零售门店团队，处理液体洒落、库存搬运、陈列调整以及开闭店流程。
• 为多个客户承包服务的物业服务班组。详见 物业服务公司。
• 安保和巡逻团队，每起事件都需要明确的处置人和记录。

使用者包括主管、项目经理、运营调度员、班组长以及一线员工本人。

一线团队的常见问题

工作靠喊和聊天群派发

主管打电话、用对讲机或在群里发一句：“谁去看一下 2 楼的卫生间？”这条消息人人可见，却没人负责。一小时内就被二十条其他消息淹没。详见 为什么 WhatsApp 群不适合当工作工具。

纸质清单跟不上变化

开班时打印的派工单到上午十点就过时了。新工作口头追加，完成的工作有人记得才打勾，最后这张单子进了垃圾桶。

客户比你先发现漏项

对保洁公司或物业服务承包商来说，代价最大的失误是客户先发现了漏掉的工作。没有实时视图，主管只能从客户投诉中得知。

凭证全靠信任

当客户质疑某个区域是否清洁过、某个故障是否上报过时，除了单子上的一个签名（如果有的话），拿不出任何东西。

交接班丢失工作

早班没做完的事，在门口聊几句就算交接了。没提到的事会被遗忘，直到变得紧急。

没有数据可供管理

管理者说不清工作要花多长时间、哪些项目请求最多、哪些员工能稳定按时完成。人员配置决策全靠猜测。

TaskLoop 如何逐一解决

每项工作都是有唯一负责人的任务。 主管在管理后台创建或登记任务，并指派给具体的人或团队。负责人收到推送通知并接单，谁负责毫无歧义。

每项任务都有优先级、截止时间和说明。 “6 号通道液体洒落，高优先级，15 分钟内，放置地面湿滑警示牌”，每个人读到的都一样。班组成员不必再打电话回来问。

未完成工作实时可见。 管理后台实时显示每项未完成任务的状态和等待时长，以及每个团队的工作量。主管能在客户之前发现漏掉的工作。

工作超时即升级。 超过截止时间的任务会升级给主管。延误被及早发现并留下记录。

照片凭证和时间戳。 班组成员完成任务时可以附上照片，系统保存完成时间。这是可以出示给客户的证据。详见 工作照片凭证。

未完成工作不随换班消失。 任务会一直留在管理后台直到关闭，下一班能准确看到还有哪些未完成、之前由谁负责。一切不再依赖门口的几句交接。

定时巡查与应急工作并列。 保洁巡查、开店检查和巡检都可以创建为任务，派单、截止时间和凭证要求与其他工作相同。周期性任务和检查清单会按您设定的计划自动生成。

给管理者的报表。 任务完成率、响应与完成用时以及员工绩效，显示团队在哪里吃紧、谁需要支持。

典型工作流程

一家承包三栋楼办公园区保洁业务的公司：

1. 请求。 10:20，客户的设施协调员致电现场主管：B 栋二楼会议室的地毯上洒了一大片咖啡。主管在管理后台登记。
2. 派单。 他将任务指派给离 B 栋最近的保洁员，高优先级，截止时间 30 分钟，并备注带上地毯清洗机。
3. 执行。 保洁员收到推送通知后接单，清洗地毯，拍照并关闭任务，系统记录完成时间。
4. 复盘。 在月度例会上，运营经理向客户展示每栋楼的应急请求数量、平均响应与完成用时，以及任何有争议工作的照片记录。

同样的四个步骤，也适用于园区搬运员搬运设备、门店店员处理损坏的陈列，或诊所后勤人员整理诊室。

传统方式与 TaskLoop 对比

如果您的团队目前用表格管理，请参阅 TaskLoop 与电子表格对比；如果靠聊天群，请参阅 TaskLoop 与 WhatsApp 群对比。

选择一线任务管理系统要看什么

无论选择 TaskLoop 还是其他产品，面向一线团队的工具都应通过几项实际检验。比较方案时（包括您已在用的工具）可以使用这份清单。

• 以手机为先。 班组成员应能点几下就完成接收、接单和关闭，有新工作时收到推送通知。
• 每项任务一个负责人。 把工作广播到群里，正是工作被漏掉的原因。每项任务都需要具体的人或团队。
• 每项任务都有优先级和截止时间。 没有截止时间，就没有衡量标准，也无从升级。
• 超时升级。 超时工作应自动推送到主管面前，而不是等某人碰巧去查。
• 完成时留证。 照片和时间戳直接留在任务上，而不是另一个聊天记录里。
• 主管实时视图。 一个界面就能看到未完成工作和团队工作量，不必四处打电话。
• 管理者愿意看的报表。 完成率、响应与完成用时和员工绩效，无需手工统计。
• 不受换班影响。 无论谁当班，未完成工作都应一直可见，直到关闭。

聊天群和电子表格通常过不了前四项。坐班式项目管理工具常常过不了第一项和最后一项。目标是找到班组在忙碌班次中真正会用的工具，因为在忙的日子被跳过的系统，恰恰在最关键的日子给不了您任何数据。

一个务实的起步方式是先在一个项目或一个团队试用几周。挑选一位愿意尝试的主管，约定请求类别，然后把报表和您之前掌握的情况做对比。

TaskLoop 不是什么

• 不是项目管理工具。 它不是为持续数周的项目、甘特图或知识型工作设计的，而是为全天不断涌入的短小体力任务设计的。
• 不是考勤或排班系统。 它记录任务时间，而不是打卡、班次或薪资。
• 不是带派车路线规划的外勤服务管理套件。 它不规划行车路线、不做工作报价，也不向客户开票。
• 不是团队聊天 App。 工作的单位不是对话，而是任务。
• 不是临床或患者系统。 在医疗场景中，它只处理运营后勤任务。

开始使用

最好的检验是用您自己的工作类型。在 演示 中，我们会梳理工作目前如何到达您的班组，搭建示例团队和类别，并展示管理后台、员工端 App 和报表。更完整的指南请阅读 一线团队的任务管理，报价方式详见 价格。