Программа для управляющих и FM-компаний с множеством объектов

Много зданий для многих клиентов

FM-компания управляет не одним зданием, а портфелем: дюжина офисных зданий одного собственника, сеть торговых помещений другого, школьный кампус, клиника, возможно, жилой комплекс. У каждого договора свой объём работ, своё контактное лицо у клиента и свои ожидания — закреплённые в соглашении об уровне обслуживания или нет.

Люди распределены по разным местам. Менеджер договора ведёт несколько клиентов. Супервайзеры участков отвечают за группы объектов. Выездные техники переезжают между ними, а уборщики и охрана закреплены за отдельными объектами. Заявки приходят от управляющих объектами со стороны клиента, через диспетчерскую FM-компании и от самих техников, когда они замечают что-то во время обхода.

Сложность не в самой работе. Сложность в том, чтобы в любой момент знать, что открыто по какому договору, у кого это и выполните ли вы ожидания клиента в этом месяце. Когда всё это живёт в почтовом ящике диспетчерской, в отдельном чате по каждому объекту и в отдельной таблице по каждому договору, ответ приходит слишком поздно — обычно когда спрашивает клиент.

Одна панель, одно приложение для персонала

TaskLoop даёт офису FM-компании одну панель администратора, а каждому сотруднику на объектах — одно мобильное приложение для персонала.

Заявка. Диспетчерская регистрирует каждую заявку клиента на панели: объект, категория, приоритет, описание. Сотрудники клиента или арендаторы также могут отсканировать QR-код на объекте и отправить заявку напрямую.

Назначение. Супервайзер участка назначает её нужному технику или отделу со сроком и инструкциями, например кодом доступа в техническое помещение или номером парковочного места.

Выполнение. Техник получает push-уведомление, принимает задачу, обновляет её статус по дороге и закрывает с фото и отметкой времени выполнения.

Оценка. Задача закрывается с полной записью. Если она была просрочена, то по пути эскалировалась супервайзеру или менеджеру договора, и это тоже зафиксировано.

Менеджеру договора панель показывает все открытые заявки в реальном времени и загрузку каждого отдела. Технику приложение показывает один список работ по всем объектам, которые он обслуживает, а не отдельный чат по каждому клиенту.

Подтверждение выполнения договора

FM-договоры всё чаще оценивают по фактам. Клиент хочет знать, сколько заявок поступило в прошлом месяце, сколько из них взяли в работу в согласованный срок и сколько закрыли с первого визита. Фото очищенного жироуловителя или заменённого светильника решает спор быстрее любой переписки.

В каждой задаче TaskLoop есть отметки времени создания, принятия и выполнения и фотоотчёт по желанию. Отчёты показывают долю выполненных задач, время реакции и выполнения и эффективность персонала. Вместе это основа ежемесячного отчёта по договору — и супервайзеру не нужно тратить два дня, восстанавливая его по скриншотам из WhatsApp. О том, как выстроить правила, читайте в статье правила SLA и эскалации для операционных команд.

Просроченные задачи автоматически эскалируются супервайзеру. Таймеры реакции и решения настраиваются по категории и приоритету — например, 30 минут на реакцию по протечке и 24 часа по потолочной плитке, — поэтому SLA каждого договора применяется автоматически.

Плановые работы на разных объектах

Значительная часть FM-договора — плановые работы: ежемесячная замена фильтров AHU, ежеквартальная проверка аварийного освещения, полугодовой запуск пожарного насоса, еженедельная генеральная уборка санузлов. Пропущенные плановые работы не видны, пока их не обнаружит аудит или авария.

В TaskLoop каждая плановая работа — задача с объектом, сроком, инструкциями и фотоотчётом, поэтому плановые и аварийные работы видны в одних и тех же списках и отчётах. Повторяющиеся графики планово-предупредительного обслуживания и чек-листы обходов объектов создаются автоматически по каждому договору.

Субподрядчики и узкие специалисты

Ни одна FM-компания не делает всё своими силами. Лифты, системы пожарной безопасности, чиллеры, дезинсекция и специализированная уборка часто передаются субподрядчикам, а клиент спрашивает за всё с вас.

Субподрядчикам можно назначать работы в вашем аккаунте, и они закрывают их с фотоотчётом. Тогда ваш отчёт охватывает весь договор, а не только собственный персонал.

Мобильное приложение, которым техники действительно будут пользоваться

У многих FM-компаний уже есть мощная CAFM или CMMS. Проблема в том, что она стоит в головном офисе, техники её никогда не обновляют, и данные вносит потом кто-то другой по памяти. Линейному персоналу, который выполняет работу, нужно что-то проще: список задач, кнопка «Принять», камера, кнопка «Выполнить».

Именно таково приложение TaskLoop для персонала. Оно присылает push-уведомления о новых задачах, позволяет принимать, обновлять и выполнять их и фиксирует фото и время выполнения. Если вы сохраняете CAFM для учёта оборудования и выставления счетов, TaskLoop работает рядом с ней; что это означает на практике, описано на странице интеграции.

Кто чем пользуется

С чего начать

Выберите один договор — лучше с клиентом, который уже просит показатели работы. Переведите его диспетчерскую и выездную команду на TaskLoop, несколько недель проводите через систему реальные заявки и покажите отчёты клиенту на следующей встрече. Затем подключите следующий договор.

Стоимость рассчитывается индивидуально и зависит от числа объектов и сотрудников. Запишитесь на бесплатную демонстрацию со списком объектов или прочитайте подробнее об управлении зданием с TaskLoop.