Mantenimiento preventivo con programación, no a merced de la memoria
El mantenimiento preventivo consiste en revisar y dar servicio a los equipos antes de que fallen. En TaskLoop usted configura una sola vez programaciones diarias, semanales, mensuales, trimestrales o anuales, rondas de inspección y checklists, y cada revisión se genera automáticamente como una tarea con responsable, plazo y prueba fotográfica.
El ciclo
Cómo funciona
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Planificar
El jefe de mantenimiento configura programaciones para las revisiones rutinarias, como filtros de AHU, lecturas de la enfriadora, salas de bombas y puertas cortafuego.
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Asignar
En cada fecha de vencimiento, TaskLoop crea la tarea para un técnico o para el departamento de mantenimiento, con un plazo.
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Ejecutar
El técnico recorre el checklist, anota lo que encontró y adjunta una foto.
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Revisar
Las revisiones completadas y vencidas aparecen en el panel, y las retrasadas se escalan al supervisor.
Qué significa aquí mantenimiento preventivo
El mantenimiento preventivo es trabajo planificado que se hace antes de que un equipo falle. Por ejemplo, cambiar el filtro de la AHU antes de que caiga el caudal de aire, revisar la enfriadora antes de una ola de calor y probar las puertas cortafuego antes de una inspección. En TaskLoop, cada una de esas revisiones es una tarea: un responsable, un plazo, instrucciones y una foto opcional al terminar.
Lo difícil del mantenimiento preventivo no es saber qué revisar. Es asegurarse de que la revisión se haga de verdad semana tras semana, cuando los mismos técnicos también están atendiendo averías y quejas de residentes. Un registro en papel en la puerta de la sala de máquinas muestra lo que alguien anotó. No muestra lo que se saltó.
El flujo, paso a paso
1. Configurar la programación de revisiones rutinarias
El jefe de mantenimiento o el facility manager configura el trabajo rutinario del edificio. Normalmente incluye cambios de filtros de AHU, revisiones de la enfriadora y la torre de enfriamiento, recorridos por la sala de bombas, pruebas de puertas cortafuego y alumbrado de emergencia, inspecciones de tanques de agua y revisiones del vestíbulo de ascensores. Los manuales de los fabricantes y la normativa local fijan los intervalos. Nuestra plantilla de plan para torres residenciales es un buen punto de partida.
2. TaskLoop crea cada tarea a tiempo
Cada revisión se programa en el panel de administración y se asigna a un técnico o al departamento de mantenimiento, con un plazo, instrucciones como «anotar presión de aspiración y de descarga» o «foto de la etiqueta del filtro», y un checklist cuando haga falta. Después, TaskLoop crea automáticamente la siguiente tarea de la serie, con frecuencia diaria, semanal, mensual, trimestral o anual.
3. El técnico hace la revisión
El técnico ve la tarea en la app del personal, la acepta, hace la revisión y la marca como completada. La acompaña una foto del manómetro, del filtro nuevo o de la etiqueta firmada. TaskLoop registra quién la hizo y cuándo.
4. Revisar lo hecho y lo retrasado
El panel muestra las revisiones completadas y las abiertas. Si una revisión no se hace dentro de su plazo, se escala a un supervisor, de modo que un cambio de filtro omitido se hace visible en cuestión de días y no en la siguiente avería.
Quién lo usa
- Jefe de mantenimiento / facility manager. Es dueño de la lista de revisiones, las asigna y gestiona los escalados.
- Técnico de mantenimiento. Recibe, completa y fotografía las revisiones en el teléfono.
- Administrador del edificio / community manager. Consulta los informes para ver si se está haciendo el trabajo planificado.
- Propietario o auditor. Recibe registros con marca de tiempo y fotos en lugar de una hoja de papel firmada.
Qué muestra la pantalla
En el panel, las tareas preventivas aparecen en la misma lista en vivo que las órdenes de trabajo correctivas. Cada una muestra su responsable, plazo y estado, y la carga por departamento indica si mantenimiento tiene tiempo esta semana para el trabajo planificado. En la app del personal, el técnico ve una lista breve: «Torre B, AHU-3, cambiar filtro, vence el jueves», con botones para aceptar y completar y la opción de añadir una foto.
Trabajo preventivo y correctivo juntos
Las revisiones planificadas y las averías van a los mismos técnicos, así que deben estar en la misma cola. Cuando ambas están en un solo panel, el jefe de mantenimiento puede ver cuándo los trabajos correctivos están desplazando al trabajo planificado. Suele ser la primera señal de que un edificio necesita más horas de mantenimiento o un esquema de turnos distinto.
Primeros pasos con las programaciones
Empiece por las revisiones que más se saltan, normalmente filtros, puertas cortafuego y alumbrado de emergencia. Configure cada una como una programación con responsable, plazo y un checklist breve, y deje que TaskLoop genere las tareas. Al cabo de un mes, los informes muestran qué programaciones se cumplen a tiempo y cuáles necesitan otro responsable u otro intervalo.
Revisiones de contratistas
A los contratistas de servicio externos se les pueden asignar revisiones programadas, como el servicio trimestral del ascensor o la prueba anual del sistema contra incendios, y pueden cerrarlas con prueba fotográfica en el mismo registro que el trabajo de su propio equipo.
Lo que no hace
- Disparadores por sensores. TaskLoop no lee datos de su BMS. No abre una tarea porque la lectura de un sensor superó un límite.
- Inventario de activos y repuestos. TaskLoop sigue la revisión y quién la hizo. No lleva la jerarquía completa de activos ni los niveles de stock como lo hace un CMMS dedicado.
Preguntas frecuentes
¿TaskLoop puede crear tareas de mantenimiento preventivo automáticamente cada semana o cada mes?
Sí. Usted configura una sola vez un plan de mantenimiento preventivo, diario, semanal, mensual, trimestral o anual, y TaskLoop genera cada tarea automáticamente con su responsable, prioridad, plazo, instrucciones y prueba fotográfica. Las tareas vencidas se escalan a los supervisores.
¿TaskLoop es un BMS que supervisa mis instalaciones?
No. Un sistema de gestión de edificios (BMS) controla y supervisa el HVAC, la iluminación y otras instalaciones mediante sensores. TaskLoop gestiona la parte humana, es decir, quién revisa la enfriadora, para cuándo y si lo hizo. Ambos funcionan en paralelo.
¿Puedo adjuntar un checklist a una tarea de mantenimiento?
Sí. Las rondas de inspección y los checklists forman parte del trabajo programado, así que el técnico recorre los pasos de la revisión en la app del personal y puede adjuntar una foto al completarla.
¿Cómo demuestro que una revisión se hizo de verdad?
Cada tarea completada registra quién la completó y cuándo. El técnico también puede adjuntar una foto, por ejemplo del filtro nuevo colocado o de la lectura del manómetro. Eso da a un auditor o al propietario del edificio más que una firma en una hoja de papel.
¿También gestiona las averías correctivas?
Sí. Los trabajos correctivos, como un interruptor disparado o una avería del ascensor, pasan por órdenes de trabajo, el mismo flujo que se usa para cada solicitud. El trabajo preventivo y el correctivo quedan así en un mismo panel, lo que ayuda cuando quiere ver si las revisiones planificadas están reduciendo las averías.
¿Dónde consigo una programación inicial para una torre residencial?
Nuestro blog tiene una plantilla de plan de mantenimiento preventivo para torres residenciales que puede adaptar. Es un punto de partida, no una norma. Los manuales de los fabricantes y la normativa local fijan los intervalos reales para sus equipos.
Vea su propio flujo de trabajo en TaskLoop
Cuéntenos cómo llegan hoy las solicitudes a su equipo. Le mostraremos ese mismo flujo funcionando en TaskLoop, con sus roles y sus tipos de solicitud.