Software de operaciones para resorts con equipos repartidos en un gran recinto

Por qué un resort es más difícil que un hotel

En un hotel urbano, la habitación más lejana está a un viaje en ascensor. En un resort, puede estar a diez minutos en carrito por un camino junto a la playa, pasando por la piscina, el spa y tres restaurantes. Llegar a cada solicitud cuesta tiempo, y cada desvío cuesta más.

Los equipos de un resort también son más grandes y están más dispersos: housekeeping dividido por zonas de villas, mantenimiento que cubre piscinas, jardinería y salas de máquinas, un equipo de transporte con carritos, puntos de venta de alimentos y bebidas, servicio de comidas en la villa, un spa, un club infantil y un centro de atención al huésped que intenta seguir todo eso por radio y teléfono. El canal de radio está saturado, nada se anota y, cuando un huésped se queja en el check-out de que nunca le arreglaron la ducha exterior, nadie sabe decir a quién se avisó.

TaskLoop está hecho para que esa coordinación sea visible. Cada solicitud tiene ubicación, responsable, plazo y registro.

Cómo fluye una solicitud desde una villa en TaskLoop

Cada solicitud sigue cuatro pasos: solicitud, asignación, ejecución, calificación.

Solicitud. Cada villa o habitación tiene su propio código QR. El huésped lo escanea, elige lo que necesita y lo envía. Como el código pertenece a la villa, la solicitud llega con la ubicación exacta: nada de «la que está cerca de la segunda piscina». Las llamadas y las visitas al centro de atención al huésped se registran en el panel de administración, así que todo está en una sola lista. Consulte solicitudes por código QR.

Asignación. El centro de atención al huésped o un supervisor de departamento asigna la tarea a una persona o a un departamento, con prioridad, plazo e instrucciones: «villa 38, la ducha exterior pierde presión, el huésped está en el spa hasta las 17:00».

Ejecución. El personal recibe una notificación push en la app móvil de TaskLoop esté donde esté en el recinto. Acepta la tarea, actualiza su estado y la completa, adjuntando una foto cuando ayuda. Se registran las horas de cierre.

Calificación. El huésped ve el seguimiento de la solicitud hasta su cierre y califica el servicio.

Si una tarea supera su plazo, se escala a un supervisor o al gerente de turno. Esa es la red de seguridad que una llamada por radio no tiene.

Logística de carritos

Los carritos son el sistema circulatorio de un resort. Los huéspedes piden recogidas al spa, al club de playa, a un restaurante o al lobby; el equipaje tiene que moverse a la llegada y a la salida; housekeeping y mantenimiento necesitan traslados con lencería o herramientas.

En TaskLoop, una solicitud de carrito es una tarea como cualquier otra. El huésped pide una recogida en la villa 38 a las 15:30; el centro de atención al huésped la asigna al equipo de transporte o a un conductor concreto; el conductor la acepta y la completa; la hora queda registrada. Cuando las recogidas se retrasan, el supervisor de transporte lo ve en el panel y recibe un escalado. Al cabo de unas semanas, los informes de tiempos de respuesta y de resolución muestran cuándo la flota va al límite, normalmente en torno al desayuno y al atardecer, que es la evidencia que necesita para la próxima conversación sobre cuadrantes.

TaskLoop no sigue la ubicación de los carritos ni planifica rutas. Se asegura de que cada recogida tenga responsable y registro.

Housekeeping por zonas de villas

El housekeeping de villas no funciona como el de pasillos. Las camareras de pisos llevan lencería y amenities en carrito, la limpieza de una villa lleva más tiempo y el servicio de cobertura tiene que encajar con huéspedes que van y vienen de la playa. Una solicitud de amenities desde una villa lejana puede esperar mucho si se transmite por radio a quien conteste.

Con TaskLoop, la gobernanta ejecutiva y las supervisoras de zona asignan tareas a las camareras o al equipo de housekeeping y ven el avance en tiempo real. Una solicitud de toallas extra en la villa 38 va a la camarera que cubre esa zona, no a la primera persona que responde por radio. Consulte la función de housekeeping y nuestro checklist de housekeeping por estado de habitación.

Mantenimiento al aire libre

El mantenimiento de un resort va más allá de las habitaciones: bombas y dosificación de piscinas, duchas exteriores, riego, iluminación de jardines, herrajes del embarcadero, equipos de cocina en varios puntos de venta y las salas de máquinas que hay detrás. El aire marino y el sol desgastan las cosas rápido.

Cada trabajo es una tarea, asignada a un técnico con instrucciones y cerrada con una foto y una marca de tiempo. El jefe de mantenimiento ve qué está abierto en todo el recinto y qué ha esperado demasiado. Cuando una villa tiene que quedar fuera de servicio, el registro muestra exactamente qué trabajo la retiene.

Una sola vista para el centro de atención al huésped

El centro de atención al huésped, o la recepción, es donde empiezan la mayoría de las solicitudes de un resort. Con TaskLoop tiene una vista en tiempo real de cada solicitud abierta y de la carga de cada departamento. Cuando un huésped llama para preguntar dónde está su carrito, el agente puede responder mirando la pantalla: asignado al equipo de transporte a las 15:21, aceptado a las 15:23.

Los directores generales y los gerentes de resort reciben informes de tasas de cierre de tareas, tiempos de respuesta y de resolución, desempeño del personal y calificaciones de huéspedes, por departamento. Son útiles para la reunión de la mañana y para ver si se acorta la distancia entre «solicitado» y «hecho».

Junto a su PMS

Su PMS, como Oracle OPERA, Cloudbeds o Mews, sigue gestionando reservas, inventario de habitaciones y facturación. TaskLoop gestiona el trabajo operativo durante la estancia. Funciona junto al PMS; no está integrado con él. Consulte integraciones para ver qué significa eso en el día a día.

Quién usa qué

Cómo empezar

Empiece por las solicitudes que más tráfico de radio generan, normalmente carritos y housekeeping. Coloque primero códigos QR en una zona de villas, canalice las llamadas del centro de atención al huésped por el panel y revise los tiempos de respuesta al cabo de dos semanas. Después añada mantenimiento y los demás puntos de venta.

El precio se cotiza a medida y depende de su propiedad y de su equipo. Reserve una demo gratuita o lea más sobre la gestión hotelera con TaskLoop.